Se hai mai affrontato il compito di separare i nomi da una colonna di Microsoft Excel in singole colonne per ciascun componente del nome – primo, medio, ultimo – potresti aver fatto ricorso a una combinazione di funzioni che richiede tempo per svolgere il tuo compito. LEFT, MID e RIGHT possono isolare le parti di una stringa di testo chiamate nei nomi di queste funzioni, ma Excel offre un modo che consente di risparmiare tempo per soddisfare la stessa esigenza con molto meno sforzo. Se il testo di una singola cella contiene caratteri di delimitazione, come gli spazi tra i nomi in una directory aziendale, è possibile sottostringere i dati in un’unica procedura.
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Seleziona la colonna che contiene il testo delimitato che desideri separare. Per selezionare un’intera colonna, fare clic sulla sua intestazione con lettere.
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Passare alla scheda “Dati” nella barra multifunzione di Microsoft Excel e individuare il gruppo Strumenti dati. Fare clic sull’icona “Testo in colonne” per visualizzare la procedura guidata Converti testo in colonne.
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Fare clic sul pulsante di opzione “Delimitato” nella prima schermata della procedura guidata se Excel non lo seleziona automaticamente. La procedura guidata analizza i dati e cerca di identificare se utilizza delimitatori o il conteggio dei caratteri come divisore di sottostringa. Larghezza fissa, l’alternativa a Delimitato, si applica solo se le celle nella colonna contengono tutte testo che puoi dividere contando un numero specifico di caratteri da separare in ciascuna sottostringa. Fare clic sul pulsante “Avanti” per passare alla schermata successiva.
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Seleziona il delimitatore che suddivide la stringa di testo. Excel include opzioni prefabbricate per tabulazioni, punti e virgola, virgole e spazi. Se il testo utilizza un delimitatore diverso, fare clic sulla casella di controllo “Altro” e digitare il delimitatore nella casella di immissione a destra dell’etichetta dell’opzione. Per il testo che utilizza più di un delimitatore, come un campo cognome-nome con dati nel formato “Doe, Joan Marie”, seleziona tutte le opzioni applicabili. Se il testo contiene più delimitatori in una riga, ad esempio spazi doppi o incoerenti, utilizza l’opzione “Considera delimitatori consecutivi come uno”. Utilizza il menu a discesa “Qualificatore di testo” per scegliere virgolette singole o doppie se il testo contiene parole racchiuse in una di queste opzioni.
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Esamina l’anteprima dei dati sotto le opzioni del delimitatore. La visualizzazione cambia man mano che si aggiungono, rimuovono e si sostituiscono le opzioni del delimitatore. Scorri per confermare che la conversione della sottostringa produce i risultati necessari.
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Fare clic sul pulsante “Fine” o sul pulsante “Avanti” nella parte inferiore della seconda schermata della procedura guidata. Se non è necessario impostare il formato dei dati o accedere alle opzioni avanzate per le singole colonne nel risultato finale e la colonna di dati originale non è accanto o è circondata da altri dati importanti, scegli “Fine”. Se applicabile, fare clic sul pulsante “OK” nella finestra di dialogo che chiede se può sovrascrivere i dati adiacenti. Tuttavia, se stai suddividendo una colonna circondata da o accanto ad altre colonne di dati, la procedura guidata sovrascriverà i dati adiacenti. Fare clic sul pulsante “Avanti” invece del pulsante “Fine” se non è accettabile.
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Passa alla terza schermata della Conversione guidata testo in colonne in modo da poter impostare i formati dei dati e applicare le opzioni avanzate a qualsiasi nuova colonna che conterrà dati numerici. Utilizzare i pulsanti di opzione Formato dati colonna per assegnare il formato generale, testo o data o per dire a Excel di saltare una colonna quando suddivide i dati. “Generale” formatta i numeri come dati numerici e testo nel formato di colonna corrispondente. “Testo” tratta tutto il contenuto della cella come testo, indipendentemente dal fatto che una cella contenga dati alfabetici o numerici. “Data” formatta la cella utilizzando le preferenze di data di Excel.
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Utilizzare il campo Destinazione per specificare dove posizionare i risultati della suddivisione dei dati della procedura guidata. Se si suddivide una colonna circondata da o accanto ad altre colonne di dati e non si assegna il risultato suddiviso a colonne vuote nel foglio di lavoro, la procedura guidata sovrascrive i dati adiacenti. Utilizzare il pulsante della finestra di dialogo di compressione / espansione sensibile al contesto senza etichetta per ridurre a icona la schermata della procedura guidata, fare clic sulla posizione della colonna per l’output della procedura guidata e tornare alla schermata della procedura guidata.
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Fare clic sul pulsante “Fine” nella terza schermata della Conversione guidata testo in colonne se si sono utilizzate le sue opzioni per perfezionare la formattazione dei dati e specificare una posizione di output. Excel suddivide i dati delimitati. Se la colonna di dati originale appare adiacente ad altre colonne di dati, Excel visualizza la finestra di dialogo che chiede se si desidera sovrascrivere queste colonne di dati o annullare il processo di suddivisione.