Le piccole imprese sono molto meno in grado di assorbire le assenze impreviste, ad esempio un congedo per malattia o un’emergenza familiare, rispetto a un’organizzazione più grande, semplicemente a causa del numero ridotto di personale disponibile per fornire copertura. In un settore in cui un livello sufficiente di copertura è fondamentale o addirittura imposto dalla legge, la direzione dovrebbe considerare la possibilità di stabilire un fattore di riduzione del personale. Questo strumento considera i requisiti tipici di personale e la disponibilità durante tutto l’anno e utilizza le informazioni per sviluppare un fattore di sollievo: in altre parole, il numero di personale aggiuntivo necessario per garantire ragionevolmente una copertura ininterrotta.
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Identificare le operazioni e le funzioni critiche dell’azienda e decidere se sviluppare un fattore di riduzione del personale per l’intera organizzazione, per posizione individuale o per funzione o divisione.
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Raccogli dati sulle assenze dei dipendenti. Rivedere il precedente periodo di 12 mesi, anno solare o anno fiscale e identificare la quantità di ferie, assenze per malattia e qualsiasi altra assenza dal servizio, come il tempo trascorso in formazione, in qualità di giurato o in servizio leggero a causa di un infortunio di risarcimento dei lavoratori .
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Identificare il numero totale di giorni lavorativi disponibili all’anno sottraendo i giorni festivi e qualsiasi altro giorno non lavorativo dal numero totale di giorni possibili. Ad esempio, se le posizioni devono essere ricoperte dal lunedì al venerdì e l’azienda è chiusa per 10 giorni festivi all’anno, il calcolo sarebbe: 5 (giorni) per 52 (settimane) è uguale a 260, meno 10 (vacanze) è uguale a 250 lavoro disponibile giorni. Calcola il numero totale di ore che le posizioni devono essere occupate annualmente moltiplicando il numero di giorni lavorativi disponibili per il numero di ore richieste al giorno. Se i dipendenti devono essere disponibili per un turno di otto ore, il calcolo sarebbe: 250 volte 8 equivale a 2,000 ore all’anno.
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Aggiungere il numero di giorni di ferie, giorni di malattia e altre assenze e sottrarre tale importo dal numero di giorni lavorativi totali disponibili. Ad esempio, se un operatore storico fosse in ferie per tre settimane in totale, ha preso tre giorni di congedo per malattia e ha prestato servizio come giurato per due giorni, il numero di giorni effettivamente lavorati sarebbe 230: 250 meno (15 più 3 più 2) uguale 230.
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Dividere il numero totale di giorni lavorativi disponibili per il numero di giorni effettivamente lavorati nell’anno precedente, ad esempio: 250 (giorni lavorativi disponibili) diviso 230 (giorni effettivamente lavorati) è uguale a 1.087 (fattore di riduzione del personale).
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Se preferisci, calcola il fattore di riduzione del personale in base alle ore anziché ai giorni. Dividere il numero di ore necessarie per ricoprire le posizioni all’anno per il numero di ore effettivamente lavorate dagli incumbent, ad esempio: 2,000 (ore totali necessarie) diviso per 1,848 (ore effettivamente lavorate) = 1.082 (fattore di riduzione del personale). La leggera differenza nel fattore di personale quando si utilizzano le ore rispetto ai giorni riflette piccole differenze, come ad esempio l’incumbent è tornato per alcune ore dopo ogni turno di giuria ed è tornato a casa malato in uno dei giorni dopo aver lavorato per alcune ore. Sebbene sia più dispendioso in termini di tempo per il calcolo, questo metodo è leggermente più accurato rispetto a considerare esclusivamente i giorni lavorativi.
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Determina il numero di dipendenti a tempo pieno o calcola le ore part-time aggiuntive che potrebbero essere necessarie per occupare completamente le operazioni applicando il fattore di personale. Ad esempio, se il fattore di riduzione del personale è 1.087, l’azienda richiede 1.087 dipendenti a tempo pieno per assumere la posizione. Moltiplicando il numero di ore settimanali per il fattore di sollievo – 40 per 1.087 equivale a 43.48, significa che la posizione richiede che qualcuno lavori altre 3.48 ore a settimana per essere completamente attrezzato. Se l’azienda ha 12 membri del personale, ad esempio, le ore aggiuntive necessarie a settimana sarebbero 41.76: 12 (dipendenti) volte 3.48 (ore) equivalgono a 41.76 (ore aggiuntive totali necessarie a settimana), indicando che un addetto aggiuntivo equivalente a tempo pieno dovrebbe essere assunto.