L’abilità più importante di cui avrai bisogno per scrivere un’offerta federale di successo è la capacità di scrivere in modo chiaro e conciso. Anche seguire attentamente le istruzioni è fondamentale. Inoltre, ci saranno competenze specifiche relative all’adempimento del contratto che devi avere, che dipendono dall’offerta. Dovrai anche documentare di avere quello che serve per adempiere al contratto.
Scrivere un’offerta
Esamina attentamente la richiesta di offerta o RFP (richiesta di proposta). Dovrebbe fornirti tutto il necessario per scrivere l’offerta. Invia le informazioni esattamente nel formato richiesto – non vuoi incorrere nell’ira del revisore facendogli svolgere un lavoro extra per valutare la tua presentazione. In caso di domande sull’offerta stessa o sulla formattazione dell’offerta, contattare i funzionari che sovrintendono al processo di offerta per chiarimenti.
Pianifica in anticipo: non aspettare l’ultimo minuto per scrivere l’offerta o ritirare i tuoi documenti di backup. Se lo fai, potresti scoprire che alcuni sono scomparsi o che una persona da cui ti aspettavi di ottenere una certificazione è in vacanza e non è raggiungibile per una settimana. Assicurati che ciò che invii sia raccolto e formattato in modo professionale; spendere i fondi extra per una corretta rilegatura (ad esempio, velo vincolante o un tipo simile, entro le direttive dell’offerta) per fare una buona presentazione.
Quando scrivi l’offerta, usa un linguaggio chiaro e conciso. Vai dritto al punto. Non sprecare il tempo del revisore, poiché esaminerà molto materiale. Non utilizzare caratteri piccoli che sono duri per gli occhi. Scrivi con la voce attiva; se hai dei dubbi sulle tue capacità di scrittura, dai un’occhiata a “The Elements of Style” di Strunk e White per un ripasso della grammatica e della punteggiatura di base. Correggi attentamente l’offerta. Chiedi a qualcun altro di correggerlo, quindi di correggerlo di nuovo.
Se utilizzi fotografie o grafici, assicurati che siano chiari, facili da leggere e privi di “elementi inutili”, come colori o grafici non necessari che distraggono dalle informazioni che stai presentando. Una grafica eccessiva o di cattivo gusto può anche far sembrare la tua offerta poco professionale. Quando invii le credenziali per dimostrare che sei in grado di soddisfare l’offerta, assicurati che siano accurate e verificabili.
Invia tutti i materiali in tempo e per intero. Salvo diversa indicazione, di solito è accettabile contattare il destinatario per vedere se ha tutti i tuoi materiali.