La contabilità a ciclo completo si riferisce alle transazioni collettive associate a una funzione aziendale specifica come vendite, acquisti e buste paga. È possibile applicare il concetto di “ciclo completo” anche a lavori di contabilità individuali. Una persona in una posizione debitoria a ciclo completo ha la responsabilità di tutte le attività relative al pagamento di fornitori e venditori per beni e servizi.
È possibile pagare per questi account
I reparti della contabilità fornitori si sforzano di pagare le fatture nei tempi previsti, garantire l’accuratezza e l’autenticità delle fatture e svolgere le funzioni dipartimentali con una spesa minima. Un’azienda con un’attività di contabilità fornitori ben gestita consente di risparmiare denaro elaborando le fatture con efficienza, personale qualificato e costi operativi ridotti. Il processo dovrebbe contribuire positivamente al flusso di cassa e supportare rapporti reciprocamente vantaggiosi con i fornitori.
Relazioni con i venditori
Il ciclo della contabilità fornitori inizia con il venditore. Mantieni un buon rapporto con il tuo fornitore per facilitare la comprensione in caso di problemi di flusso di cassa. Mostra rispetto. Potresti avere la capacità di negoziare i tuoi termini se comunichi le tue esigenze o dimostri buone intenzioni. Dopo aver effettuato l’ordine con il venditore, riceverai il prodotto o il servizio. Registra la ricevuta per confermare che l’azienda ha ricevuto l’ordine. Immettere una descrizione e il numero di articoli o il tipo di servizio fornito. Ora hai creato un conto in sospeso pagabile al fornitore in base ai termini concordati di comune accordo.
Gestione delle fatture
Il tuo venditore ti invierà una fattura per le merci che ha spedito o il servizio che ha reso. Quando ricevi questa fattura, accedi al tuo sistema di contabilità. Includere le informazioni sul fornitore, la data di scadenza e l’importo totale dovuto.
Verificare le informazioni incluse nella fattura per garantire l’accuratezza. Confrontalo con documenti come il rapporto di ricezione, l’ordine di acquisto o la polizza di carico. Abbina le quantità, i prezzi e le descrizioni di ogni documento alla fattura. Se tutte le informazioni corrispondono, autorizza il pagamento della fattura.
Autorizza il pagamento
Dopo aver autorizzato la fattura per il pagamento, pianifica la rimessa per la prossima volta che la tua azienda prepara gli assegni in uscita. Quando l’assegno è stato stampato, allegare una copia della fattura all’assegno e inviarla per posta al fornitore corrispondente. Archivia una copia dell’assegno per garantire una traccia di controllo chiara.