I sistemi di inventario tengono traccia del flusso delle materie prime, del lavoro in corso e dell’inventario dei prodotti finiti dal ricevimento alla vendita e alla spedizione. I contabili utilizzano metodi diversi per monitorare l’inventario in base al tipo di prodotti e servizi che vendono. Oltre a scegliere un metodo di contabilità dell’inventario, i contabili devono scegliere se utilizzare un sistema di inventario perpetuo o periodico.
Significato
La scelta tra un sistema di inventario perpetuo e periodico è una decisione importante per i proprietari di piccole imprese, poiché ogni tipo presenta i propri vantaggi e svantaggi, nonché requisiti di implementazione specifici. Entrambi i tipi sono più adatti a situazioni specifiche. I sistemi di inventario perpetuo, ad esempio, possono aumentare l’efficienza contabile, ma comportano una grande spesa iniziale. I sistemi di inventario periodico, sebbene meno costosi da implementare, possono essere meno precisi e affidabili dei sistemi perpetui.
Inventario permanente
In un sistema di inventario perpetuo, gli account di inventario e i database vengono aggiornati automaticamente ogni volta che un prodotto viene ricevuto o venduto. I sistemi di inventario perpetuo si basano sulla tecnologia dell’informazione per tracciare istantaneamente i movimenti di inventario e inviare aggiornamenti elettronici a qualsiasi distanza ai database centrali.
Ad esempio, un negozio al dettaglio può utilizzare lettori di tag RFID (Radio Frequency Identification) per scansionare gli articoli di inventario nel punto vendita. Un sistema software Point-of-Sale (POS) sul registratore di cassa / computer può acquisire e memorizzare informazioni su esattamente quale articolo è stato venduto, quindi inviare le informazioni tramite Internet al database contabile centrale della società nell’ufficio aziendale regionale o nazionale. Questo processo può essere ripetuto automaticamente per ogni singola transazione che avviene durante la giornata.
Inventario periodico
I sistemi di inventario periodici utilizzano controlli di inventario regolari e casuali per aggiornare le informazioni di tracciamento dell’inventario. Anziché fare affidamento sulla tecnologia per aggiornare i database ogni volta che un articolo viene venduto, i manager devono di tanto in tanto contare fisicamente l’inventario in magazzino, confrontando l’inventario disponibile con i dati di vendita e di entrata dei reparti vendite e acquisti per determinare se esistono discrepanze.
Applicazioni
In generale, le piccole imprese si affidano a sistemi di contabilità periodica dell’inventario a causa delle grandi spese di implementazione di un sistema perpetuo ad alto contenuto tecnologico. Alcune piccole imprese, come i concessionari di automobili, potrebbero essere in grado di utilizzare un sistema perpetuo manuale a causa del loro volume di vendite relativamente basso.
I sistemi di inventario perpetuo sono più adatti ai venditori di prodotti ad alto volume con più punti vendita, poiché eseguire il conteggio dell’inventario fisico in questi tipi di attività può richiedere molto tempo e denaro.
I sistemi di inventario periodico sono più adatti per le aziende che vendono prodotti a basso volume a prezzi elevati che possono essere facilmente monitorati di persona su base giornaliera. Oltre a una concessionaria di automobili, gallerie d’arte e negozi di strumenti musicali sono esempi di attività adatte a utilizzare un sistema periodico. In questi tipi di attività, è probabile che i venditori sappiano esattamente cosa c’è nel reparto vendite ogni giorno e cosa è stato venduto, a differenza di attività come i negozi di alimentari che vendono un grande volume di prodotti simili.
Considerazioni
È necessario eseguire controlli fisici su base regolare con sistemi di inventario perpetui e periodici. Copri tutte le basi quando si tratta di monitoraggio e controllo dell’inventario. Una gestione efficace dell’inventario può contribuire notevolmente ai margini di profitto e ai profitti riducendo i costi di inventario non necessari da furto, spreco, deterioramento e obsolescenza. I sistemi di gestione dell’inventario riducono ulteriormente i costi fornendo ai manager informazioni e strumenti per risolvere rapidamente i problemi di inventario, lasciando spazio ad attività più produttive.