È necessario pagare i dipendenti tramite un sistema di gestione delle retribuzioni, ma il tipo di sistema utilizzato dipende dalle esigenze di gestione delle retribuzioni. Le dimensioni della tua azienda e la tua conoscenza delle attività relative alle buste paga hanno molto a che fare con la scelta di un sistema automatizzato o manuale o con il trasferimento del lavoro a un fornitore di servizi di gestione paghe.
Automatizzato internamente
Un sistema di gestione stipendi automatizzato o computerizzato può essere un software autonomo o un software di gestione stipendi integrato con risorse umane e funzioni contabili. Dal tuo sito di lavoro, inserisci i dati del libro paga dei tuoi dipendenti nel sistema, comprese le informazioni personali come il numero di previdenza sociale e l’indirizzo, e gli stipendi, l’orario di lavoro, l’aliquota salariale e le informazioni sulle ritenute fiscali. Il software calcola gli stipendi in base ai dati inseriti e consente il pagamento tramite assegno in tempo reale, deposito diretto e carte di pagamento.
Con un sistema di cronometraggio automatizzato, puoi inserire le ore nel software del libro paga. Il software per il libro paga trattiene le tasse dai salari dei dipendenti e calcola elementi complessi come pignoramenti salariali, salari supplementari e detrazioni ante imposte. Il software consente di tenere traccia di vantaggi specifici per i dipendenti, stampare registri delle buste paga e rapporti fiscali ed eseguire l’elaborazione W-2. Questo sistema migliora l’efficienza e la precisione rispetto ai sistemi manuali.
Servizio buste paga
Un servizio di libro paga è un sistema esterno. A pagamento, esternalizzi le tue attività di libro paga al fornitore. A seconda delle tue esigenze, il fornitore elabora l’intero libro paga, comprese le questioni fiscali sui salari, o gestisce alcuni aspetti del tuo libro paga.
Le società di buste paga generalmente offrono servizi online e alcune offrono un approccio fai-da-te: gestisci le buste paga dal tuo telefono cellulare o dall’ufficio e stampi le tue buste paga, se lo desideri. Invece di dover acquistare software, utilizzi il sistema online del fornitore. Altre società di buste paga offrono servizi in linea più limitati. Ad esempio, carichi le ore dei tuoi dipendenti nel sistema del fornitore, mentre il fornitore elabora l’intera busta paga e ti inoltra le buste paga. Questo sistema può far risparmiare tempo e denaro e aiutarti a ridurre le sanzioni per errori nel calcolo di salari, orari e tasse, perché il fornitore ha generalmente esperti in quei campi. Devi comunque verificare il lavoro del fornitore e rimanere informato sulle questioni relative ai salari, perché potresti essere ritenuto responsabile per gli errori del fornitore.
A mano
L’elaborazione del tuo intero libro paga a mano o manualmente può funzionare se hai pochi dipendenti, ad esempio cinque o meno. Sono necessari solo pochi elementi per stabilire questo sistema, come assegni bancari, cancelleria e giornali di registrazione delle buste paga per la tenuta dei registri. Calcoli manualmente i salari e le detrazioni, il che può essere rischioso perché i calcoli sui salari possono essere complessi.
Poiché non disponi di un software che ti aiuti nei calcoli, controlla tre volte l’accuratezza di ogni busta paga prima di pagare effettivamente i tuoi dipendenti. Non scrivere a mano i W-2 annuali perché lo scanner della Social Security Administration richiede l’uso di un carattere specifico per leggerli; usa invece una macchina da scrivere. Per la conservazione dei dati, conservare solo i file cartacei. Questo sistema è facile ed economico da stabilire.
Considerazioni
La US Small Business Administration consiglia di adottare alcune misure per aiutarti a stabilire il tuo sistema di gestione delle retribuzioni. Ciò include l’ottenimento di un numero di identificazione del datore di lavoro, la determinazione se i governi statali e locali richiedono numeri di identificazione, la conoscenza della differenza tra dipendenti e appaltatori indipendenti, la scelta di un periodo di paga conforme alla legge statale e la selezione del giusto sistema di buste paga.