Le piccole imprese di solito sviluppano uno speciale sistema di contabilità per la gestione dell’inventario. Un tipo di sistema di contabilità dell’inventario è il metodo perpetuo, che richiede agli imprenditori di assumere un ruolo di gestione attiva nel mantenere l’inventario a portata di mano. L’inventario è solitamente la seconda spesa maggiore per la maggior parte delle aziende. Non riuscire a tracciare e gestire accuratamente l’inventario può creare situazioni di flusso di cassa difficili per le piccole imprese. Gli imprenditori devono inoltre conservare registrazioni di inventario accurate ai fini delle imposte aziendali.
Sistema di contabilità
Il metodo di inventario perpetuo aggiorna la contabilità generale di una società dopo ogni acquisto o vendita di articoli di magazzino. Gli aggiornamenti continui possono garantire agli imprenditori una traccia cartacea accurata del movimento dell’inventario. Le piccole imprese possono scegliere di implementare un software aziendale o di contabilità per aiutarle a mantenere registri elettronici per gli acquisti e le vendite di inventario. Anche le aziende che vendono numerosi articoli di inventario individuali possono trarre vantaggio dal software aziendale automatizzato. Le aziende spesso creano numeri di unità di conservazione delle scorte (SKU) per ogni articolo che vendono, il che consente ai proprietari di monitorare facilmente gli acquisti e le vendite di inventario.
Conteggi fisici
I sistemi di inventario perpetuo di solito richiedono agli imprenditori di condurre diversi conteggi dell’inventario fisico durante ogni periodo contabile. Per svolgere questa attività, i proprietari utilizzano comunemente i conteggi dei cicli, che richiedono ai dipendenti di contare una parte dell’inventario dell’azienda ogni settimana o mese. Alle piccole imprese potrebbe essere richiesto di condurre conti di ciclo in conformità con le linee guida dell’Internal Revenue Service (IRS). L’IRS presta molta attenzione all’inventario di un’azienda perché gli imprenditori devono pagare le tasse sull’inventario invenduto alla fine di ogni anno.
Riconciliazioni
I sistemi di inventario perpetuo fanno uso di riconciliazioni per garantire che gli articoli di inventario fisico effettivi dell’azienda corrispondano alla sua contabilità generale. L’errore dei dipendenti è un evento comune con conteggi di inventario imprecisi. Gli errori spesso includono la trasposizione dei numeri di inventario relativi agli ordini di acquisto o ai biglietti di vendita. Gli imprenditori devono rivedere la loro contabilità generale e riconciliare queste informazioni con i conteggi fisici effettivi.
Le riconciliazioni sono necessarie anche per correggere il deterioramento, l’obsolescenza e la perdita. Il deterioramento si verifica quando gli articoli dell’inventario scadono e diventano invendibili. Il deterioramento delle scorte è comune nei negozi di alimentari e nei ristoranti. L’obsolescenza è il risultato del vecchio inventario che diventa obsoleto quando un’azienda rilascia nuovi prodotti sul mercato. La tecnologia dell’informazione soffre comunemente di obsolescenza dell’inventario. La perdita di inventario è solitamente il risultato di oggetti smarriti o furti da parte dei dipendenti. Gli imprenditori possono prendere in considerazione l’implementazione di controlli interni con il loro metodo di inventario perpetuo per prevenire perdite o deterioramento.