Il controllo dei costi assume molti stili e forme diverse, a seconda del motivo alla base della riduzione delle spese e delle spese. I proprietari di piccole imprese, in particolare, cercano misure di controllo dei costi che consentano sia la crescita che gli sforzi aziendali sostenibili. Indipendentemente dall’area di spesa, le aziende devono pianificare il controllo dei costi o rischiano l’esperienza di un doloroso controllo dei costi invece di ridurre le spese in modo indolore e senza interruzioni. La differenza tra il controllo dei costi doloroso e indolore è che le riduzioni dolorose hanno un impatto negativo sulle operazioni e il controllo dei costi indolore ha il minimo impatto sul business e sul suo futuro.
Pianificazione
Le decisioni rapide per tagliare i costi non sono mai saggi perché possono portare a scelte sbagliate, prodotti e servizi di qualità inferiore e persino lavoratori classificati erroneamente o dipendenti senza le competenze appropriate per svolgere determinati lavori. Il controllo dei costi richiede una ricerca e una pianificazione sostanziali. L’esecuzione di un controllo dei costi indolore o doloroso inizia con lo sviluppo di una strategia a lungo termine e la creazione dei passaggi funzionali per raggiungere l’obiettivo della tua azienda. Gli imprenditori con problemi di controllo dei costi generalmente prendono in considerazione alcuni passaggi preliminari.
Osservazione
L’osservazione della varianza di solito è il primo passo preliminare che i proprietari di piccole imprese non possono permettersi di trascurare. La varianza si riferisce alla differenza tra ciò che l’azienda intendeva spendere rispetto alle spese effettive dell’azienda. Ad esempio, supponiamo che la tua piccola impresa abbia una gestione centralizzata, ma che abbia tre sedi che operano essenzialmente individualmente quando si tratta di ordinare forniture. Ogni mese, l’ubicazione A ordina 32 risme di carta, mentre l’ubicazione B ordina 34 risme di carta e l’ubicazione C ordina 30 risme di carta. Il controllo indolore dei costi in questo scenario riconosce che esiste un problema con ordini separati per tre sedi all’interno di un’azienda progettata per operazioni centralizzate; gli ordini di carta o forniture per ufficio devono essere gestiti da un acquirente per tutte e tre le sedi. Il controllo doloroso dei costi consente a questo tipo di sistema di ordinazione di continuare, ma impone di ordinare meno materiali di consumo. Un numero inferiore di forniture per ufficio potrebbe rendere difficile il funzionamento efficiente delle tre sedi.
Causare
Gli imprenditori dovrebbero quindi determinare cosa causa la differenza tra i costi preventivati e le spese effettive. Utilizzando nuovamente lo scenario di fornitura della carta, il motivo potrebbe essere molto semplice: nel costruire il proprio budget, l’azienda si è basata sul costo totale della carta di cui ha bisogno per funzionare. Utilizzando il prezzo all’ingrosso, il costo sarebbe inferiore all’importo pagato da sedi separate per ordini più piccoli. Pertanto, non riuscire a ordinare in quantità maggiori è ciò che causa la varianza in questo caso. La differenza tra il controllo dei costi indolore e doloroso risiede nel confronto accurato del prezzo all’ingrosso rispetto al prezzo per quantità maggiori. Il controllo indolore dei costi esamina come ridurre i costi, ad esempio il passaggio a un fornitore che offre prezzi migliori. Un controllo doloroso dei costi implicherebbe, ancora una volta, l’ordinazione a tutti di utilizzare meno carta.
Azioni
La terza componente nel controllo dei costi richiede misure proattive per evitare spese eccessive. Se l’azienda ha già superato l’importo preventivato per le forniture di carta, questo terzo passaggio diventa reattivo. È reattivo perché viene dopo aver riconosciuto che si è verificato un problema: una spesa eccessiva. Le misure proattive e reattive per prevenire o correggere il problema includono la raccolta di informazioni da tutte le posizioni sulle forniture per ufficio per effettuare ordini per quantità maggiori e la negoziazione con il fornitore per la consegna in più di una posizione. Il controllo doloroso dei costi è probabilmente l’azione reattiva o correttiva; nel frattempo, il controllo dei costi indolore si verifica durante il periodo in cui l’azienda costruisce il proprio budget e implementa le politiche per l’ordinazione delle forniture.