I project manager in genere utilizzano una serie di processi per coordinare gli sforzi del progetto. Ciò garantisce che i membri del team di progetto comprendano quale lavoro deve essere fatto e quando deve essere completato. Il Project Management Institute definisce cinque gruppi di processi: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e chiusura. La creazione e l’organizzazione di una lista di controllo per la gestione del progetto ti aiuta a strutturare il tuo progetto in modo efficace e assicurarti di completare tutti i passaggi consigliati per rendere il progetto un successo. Crea una lista di controllo per ogni processo o stabilisci un modello di lista di controllo generico per tutti i processi, a seconda delle dimensioni e dell’ambito del tuo progetto. Per i progetti più piccoli, una singola lista di controllo può essere più appropriata e più facile da gestire.
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Conduci una riunione del team per raccogliere idee sugli elementi da tracciare e monitorare per il tuo progetto. Scarica ed esamina un elenco di controllo di esempio. Ad esempio, il sito Web di Microsoft Office fornisce un modello di elenco di controllo per l’avvio del progetto che il tuo team può valutare e personalizzare per il tuo progetto.
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Apri un nuovo documento per impostare la tua lista di controllo per la gestione del progetto o una serie di modelli di lista di controllo. In alto, inserisci un titolo, ad esempio “Elenco di controllo per la gestione del progetto” e centralo. Ad esempio, utilizzando Microsoft Word, fare clic sul pulsante Centro sulla barra degli strumenti Home.
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Crea un elenco in grassetto. Le voci dell’elenco dovrebbero includere intestazioni per il nome del progetto, il manager, lo sponsor, il cliente, la data e altri dettagli rilevanti. Salvare il file con un nome riconoscibile, ad esempio Intestazione elenco di controllo progetto, se si desidera riutilizzarlo come modello per altri documenti.
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Aggiungi un’intestazione per la prima fase del progetto digitando il testo “Avvio”. Inserisci una tabella per elencare i passaggi coinvolti nel processo. Ad esempio, utilizzando Microsoft Word, fare clic sul pulsante Tabella dalla barra degli strumenti Inserisci. Crea una tabella a due colonne. Nella colonna di sinistra, elenca le domande a cui tu e il tuo team dovete rispondere per completare il progetto nei tempi e nel budget. Digita una domanda come “Gli obiettivi del progetto sono definiti?” Nella colonna di destra, fornire consigli su come rispondere alla domanda per guidare il team. Ad esempio, digita il testo didattico “[Sostituisci questo testo con i tuoi obiettivi. Assicurati che siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi.] “
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Includere passaggi che si applicano al progetto, ad esempio “Il business case è stato sviluppato?” “È stato valutato il rischio?” “Sono state identificate le tue funzioni aziendali?” “I traguardi del progetto sono stati raggiunti?” “Sono stati soddisfatti i requisiti di qualità?” “Il progetto rientra nel budget?” e “Sono state ricevute le approvazioni per il completamento?” Utilizzare “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, nota come guida PMBOK, per ulteriore assistenza sulla progettazione delle fasi del processo.
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Aggiungi due colonne alla tabella, etichettandole “Sì” e “No.” Una volta completato questo elenco di controllo, tu e il tuo team potete spuntare gli elementi che sono stati completati con successo. Se le tue liste di controllo mostrano un’alta percentuale di risposte negative, il lavoro del progetto probabilmente non è stato completato.
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Aggiungi un’intestazione denominata “Elementi azione”. Inserisci una tabella con tre colonne. Ad esempio, utilizzando Microsoft Word, fare clic sul pulsante Tabella dalla barra degli strumenti Inserisci e selezionare tre colonne. Utilizza la prima colonna per elencare le attività in sospeso. Nella seconda colonna, elenca il membro del team assegnato all’attività. Usa la terza colonna per elencare la data di scadenza. Facoltativamente, aggiungi una quarta colonna per i commenti.
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Ripetere i tre passaggi precedenti per ciascuno dei restanti quattro processi di gestione del progetto o per il proprio sistema. Salvare il file come un unico file modello di elenco di controllo da utilizzare su documenti futuri o salvare ogni processo come file separato. Ad esempio, salva l’intero file con un nome riconoscibile, ad esempio “Elenco di controllo del progetto standard dell’azienda”. Per salvare il file come modello per documenti futuri utilizzando Microsoft Word, ad esempio, fare clic sul pulsante “File”, sul pulsante “Salva con nome” e quindi scegliere l’opzione “Modello Word”.