La contabilità generale svolge un ruolo importante nel processo contabile. La maggior parte delle aziende utilizza un sistema di contabilità finanziaria a due voci in cui le transazioni vengono registrate prima in un giornale di registrazione generale e successivamente nella contabilità generale. Potrebbe essere più semplice registrare le transazioni direttamente nella contabilità generale, passando in tal modo circa la metà dei documenti tipici necessari per registrare le questioni contabili. Tuttavia, ciò potrebbe causare alcuni problemi etici.
GAAP
I contabili e le aziende sono generalmente tenuti a seguire la serie di linee guida note come principi contabili generalmente accettati o GAAP. Questi principi hanno una portata abbastanza ampia e non devono essere necessariamente visti come un insieme di regole che le aziende e i contabili devono seguire. Tuttavia, il fatto che queste linee guida siano generalmente accettate nella comunità imprenditoriale significa che la loro deviazione può essere considerata non etica. Il metodo di contabilità in partita doppia è al centro dei GAAP ed è centrale per l’etica nel mondo della contabilità finanziaria.
Libro Mastro Generale
Lo scopo principale della contabilità generale è registrare e classificare le informazioni trovate nel giornale di registrazione generale. Il giornale di registrazione generale tiene un conto cronologico di ogni transazione finanziaria che ha luogo, ma di solito non le separa in diversi tipi di transazioni. Invece, questo avviene nei movimenti di contabilità generale. Ignorare il giornale generale potrebbe causare inesattezze se si trascura la cronologia delle transazioni. Le registrazioni a giornale generali di solito hanno luogo al momento della transazione o subito dopo. L’immissione di transazioni nella contabilità generale in un secondo momento potrebbe richiedere congetture o potrebbe essere errata a causa di una memoria difettosa. Indovinare e speculare sono contrari ai principi contabili di base, mentre la precisione della registrazione è fondamentale per tali principi.
Precisione
Uno dei motivi per cui vengono solitamente inserite entrambe le voci è per garantire l’accuratezza. Può effettivamente essere più veloce registrare prima la registrazione a giornale generale e poi tornare in un secondo momento per eseguire la contabilità generale. Andare direttamente alla contabilità generale richiede ogni volta maggiore concentrazione e precisione. Fare un errore qui può far perdere l’intero saldo del tuo conto e gettare il tuo mondo finanziario in agitazione. Ciò può anche causare la tentazione di “falsificare” i numeri in modo che corrispondano agli altri tuoi record finanziari. Questo tipo di manipolazione del numero sarebbe anche considerato non etico da coloro che lavorano nel mondo della contabilità.
Inserimenti
Un’altra possibile preoccupazione etica che deriva da un sistema a partita singola è che, spesso, solo una persona controlla le transazioni finanziarie e le voci registrate. Senza un sistema di controlli ed equilibri in atto per garantire l’accuratezza dell’inserimento, potrebbe essere possibile fare in modo che i numeri dicano quello che vuoi che dicano. Pertanto, se possibile, avere sempre un contabile o una segretaria responsabile di una serie di registrazioni e qualcun altro per l’altra. Ciò contribuirà a mantenere l’integrità del tuo sistema contabile ed eviterà qualsiasi violazione etica.