Gli esseri umani una volta comunicavano con segnali di fumo o inviando un messaggio tramite un piccione viaggiatore o un cavallo. I messaggi d’oltremare impiegavano mesi per raggiungere i destinatari via nave. Oggi, la tecnologia consente ai suoi utenti di comunicare e inviare messaggi istantaneamente. Se utilizzi la tecnologia comunicativa, tra cui e-mail, messaggistica istantanea e messaggi di testo sul cellulare, è importante conoscere l’etichetta associata a ciascun metodo e dispositivo. Ciò ti impedirà di offendere accidentalmente un cliente, un collega o un capo quando chatti via e-mail o messaggistica istantanea.
Etichetta email
È improbabile che passi più di un giorno, o forse anche poche ore, prima di dover controllare la posta. La posta elettronica è una delle più grandi forme di comunicazione, soprattutto al lavoro, quindi è imperativo imparare l’etichetta che la circonda. Non digitare mai il messaggio in tutte le lettere maiuscole; si chiama gridare e può essere fastidioso per il destinatario. Se devi enfatizzare, usa punti elenco, asterischi o formattazione in grassetto. Non utilizzare nemmeno tutte le lettere minuscole.
Digita un oggetto appropriato nella riga dell’oggetto in modo che il destinatario sappia di cosa tratta il tuo messaggio. Controlla la tua posta per errori di ortografia e grammatica prima di inviarla. Usa l’opzione blind copy, o BCC, quando invii un’email a molte persone in modo che non vedano un lungo elenco di nomi. Se hai qualcosa da dire che potrebbe creare confusione, discutine di persona anziché tramite e-mail.
Galateo del telefono cellulare
Molte aziende consentono, anzi incoraggiano, l’uso di un telefono cellulare o di uno smartphone durante il lavoro. Tuttavia, solo perché puoi portare il tuo telefono al lavoro non significa che ti sia permesso di usarlo nel modo che preferisci. Ad esempio, non è appropriato effettuare o ricevere chiamate durante le riunioni o in bagno. Inoltre, non dovresti rispondere a chiamate non importanti, come quelle degli amici, mentre sei all’orologio. Se devi rispondere a una chiamata, esci o trova un posto tranquillo dove parlare senza disturbare i colleghi.
I messaggi di testo, in un certo senso, sono come la posta elettronica mobile, quindi molte delle stesse regole si applicano a questa forma di comunicazione. Tuttavia, i messaggi di testo non sono formali come le e-mail, quindi un linguaggio casuale e le parole abbreviate sono più accettabili.
Etichetta sui social media
I social media ti consentono di comunicare con centinaia di persone contemporaneamente tramite siti Web come Facebook, Twitter o LinkedIn. Le aziende stanno approfittando dell’uso diffuso dei social media e lo utilizzano come strumento di marketing altamente efficace. Se utilizzi i social network per lavoro, fai attenzione a ciò che pubblichi, poiché tutti i tuoi follower possono leggerlo. Inoltre, solo perché qualcuno ti segue, non significa che devi seguirlo. Connettiti con i follower rispondendo quando commentano la tua pagina o il tuo profilo. Tratta le persone con rispetto e dignità, come faresti se parlassi con loro offline.
Etichetta della chat video
La chat video, incluso il servizio Skype, ti consente di effettuare chiamate in conferenza e riunioni con colleghi e clienti in tutto il mondo. La chat video rende le tue riunioni più personali, poiché puoi vedere il tuo partner di chat come se foste entrambi nella stessa stanza. Prima di iniziare una sessione di chat video, assicurati che la webcam, il software di chat e la connessione Internet siano impostati correttamente. I problemi tecnici durante una chat causano frustrazione e impazienza per tutte le persone coinvolte. Considera l’idea di collegare il tuo computer a una connessione Internet cablata durante una chat per eliminare la possibilità di perdita della connessione wireless.
Conduci chat video in un ambiente professionale, anche se è una stanza ordinata e organizzata della tua casa. I laptop ti consentono di avere chat video ovunque, ma non dovresti chattare in determinati luoghi. Ad esempio, non è professionale chiacchierare in bagno o in qualsiasi ambiente rumoroso e affollato, come un ristorante.