Che si tratti di un imprenditore individuale, di una piccola impresa o di una grande società, una buona pratica commerciale include lo sviluppo di un budget annuale per tutte le entrate e le spese. Un budget consente alla direzione a tutti i livelli di qualsiasi azienda di fissare insieme obiettivi finanziari, tenere traccia delle spese rispetto al piano e intraprendere azioni correttive, se necessario, per ottimizzare il potenziale di profitto. Sebbene ogni azienda possa avere sfumature particolari per il proprio tipo di attività, il flusso complessivo del processo di definizione del budget rimane lo stesso; vengono fissati gli obiettivi, vengono riviste le spese passate, vengono stimate le risorse e si ottengono le approvazioni per confermare il prodotto finale del lavoro.
Stabilisci obiettivi
Il primo passo per la definizione del budget è stabilire l’obiettivo principale dell’attività per l’anno. Ad esempio, se l’obiettivo è raggiungere un fatturato di $ 100,000 con un margine di profitto del 15%, i budget vengono preparati da ogni reparto dell’azienda per supportare tale obiettivo. Il reparto marketing fornirebbe una stima dettagliata delle vendite per cliente, prodotto o segmento di mercato per raggiungere le vendite mirate e tutti gli altri reparti preparerebbero budget individuali con un totale combinato di $ 85,000 per ottenere un margine del 15%. Questo passaggio è lo stesso per le piccole o grandi aziende; anche le operazioni con una sola persona devono stabilire obiettivi con documentazione di supporto.
Cronologia delle recensioni
Prudenti funzionari finanziari assistono i responsabili di dipartimento con il processo di budgeting preparando un elenco dettagliato delle spese dell’anno precedente. Sebbene alcuni livelli di spesa possano cambiare di anno in anno, una revisione della spesa storica può offrire ai manager un punto di partenza nel processo di definizione del budget. Ad esempio, se le vendite dell’anno precedente ammontassero a $ 75,000 con costi dei materiali di $ 50,000, il responsabile della produzione potrebbe iniziare la sua stima utilizzando un rapporto tra la spesa materiale del 67% e i dollari di vendita, supponendo che lo stesso tipo di prodotti venga venduto nell’anno successivo. Piccole preoccupazioni possono iniziare con una revisione del registro degli assegni e degli estratti conto della carta di credito per determinare la spesa dell’anno precedente.
Stimare le risorse
Considerando le spese storiche e gli obiettivi di budget come punto di partenza, ogni dipartimento o proprietario di una piccola impresa esaminerebbe accuratamente tutte le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi per l’anno di budget. Manodopera, materiali e spese generali devono essere tutti stimati. Dai costi di manodopera e reclutamento alle bollette e ai materiali, tutte le spese vengono conteggiate per reparto e quindi riepilogate per essere presentate per l’approvazione o la finalizzazione della direzione.
Ottieni le approvazioni
Il processo di approvazione del budget è solitamente un processo reiterativo. I Dipartimenti presentano i primi progetti di budget; quindi tutte le stime di reparto vengono riepilogate per essere riviste in base al raggiungimento degli obiettivi di budget totale. I dettagli vengono analizzati e i valori possono essere modificati fino a quando il responsabile del budget o il proprietario di una piccola impresa non è convinto che sia stata elaborata la stima migliore. Una volta finalizzato, il budget diventa la linea guida per tutte le attività aziendali nell’anno.
Traccia e correggi
I budget annuali dovrebbero essere suddivisi in stime mensili per il monitoraggio periodico. Ogni mese, i responsabili del budget dovrebbero monitorare le spese rispetto ai rispettivi budget. Gli scostamenti del budget dovrebbero essere studiati e dovrebbero essere intraprese azioni correttive per riportare i costi in linea con le previsioni, come richiesto. Se una spesa supera il budget, è necessario rivedere le altre spese per compensare il potenziale risparmio. Allo stesso modo, tutti i budget dovrebbero essere riepilogati ei dipartimenti dovrebbero lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi complessivi di entrate e spese. In tal modo, l’azienda aumenta il potenziale per raggiungere con successo gli obiettivi dichiarati.