Alcune aziende scelgono di ottenere la certificazione dall’Organizzazione internazionale per la standardizzazione. L’organizzazione definisce gli standard per le pratiche commerciali globali comuni e si impegna a migliorare la qualità e l’efficienza. Uno dei requisiti per mantenere la certificazione ISO è l’adesione a formati di documentazione specifici, per il sistema di comunicazione interna di un’azienda, i manuali di qualità e procedurali e le registrazioni. La documentazione ISO 9000 per le politiche e le procedure di un’azienda tenta di standardizzare questo tipo di iniziative tra le piccole, medie e grandi imprese.
Certificazione ISO
Qualsiasi azienda che desideri ottenere la certificazione ISO deve implementare un sistema di qualità che soddisfi gli standard ISO, secondo ISO.org. Parte del processo di certificazione prevede audit interni e indipendenti del sistema aziendale. Le organizzazioni possono scegliere di assumere agenzie di terze parti specializzate in audit di certificazione ISO o chiedere ai clienti di condurre gli audit. Indipendentemente dalla fonte degli audit esterni, gli standard di certificazione ISO richiedono che le aziende eseguano controlli automatici regolari per garantire che il sistema di qualità sia all’altezza delle sue promesse.
Obiettivi di qualità
La certificazione ISO richiede alle aziende di documentare i propri obiettivi e politiche di qualità complessivi. Gli obiettivi di qualità di un’azienda dovrebbero dimostrare la volontà dell’organizzazione di soddisfare le richieste di servizio dei propri clienti. L’obiettivo generale di solito indica che l’azienda ha un sistema di qualità consolidato, con procedure operative standard che assicurano il rispetto di un livello minimo di qualità per i suoi prodotti e servizi. Questa sezione della documentazione di un’azienda consiste in genere in un riepilogo di come l’organizzazione risponde a potenziali problemi di qualità.
Manuale di qualità
Le aziende che desiderano conformarsi agli standard di certificazione ISO devono mettere insieme un manuale di qualità. Lo scopo principale del manuale è descrivere in dettaglio come l’azienda soddisferà specifiche soglie di qualità. Con la certificazione ISO, le aziende non devono necessariamente seguire uno specifico formato di manuale di qualità. I manuali di qualità in genere devono includere alcune sezioni e argomenti. I manuali dovrebbero definire quali politiche e procedure saranno affrontate e attuate, i principali obiettivi delle politiche e chi sarà responsabile di assicurarsi che i dipendenti vi aderiscano.
Procedure
Gli standard ISO impongono alle organizzazioni di documentare le proprie procedure per tipi specifici di attività aziendali. Le attività che richiedono procedure dettagliate includono il controllo di documenti e registrazioni, audit interni, controllo dei prodotti difettosi, azioni correttive e azioni preventive. Gli standard ISO forniscono una certa flessibilità nel modo in cui le diverse organizzazioni potrebbero documentare questi tipi di politiche. Ad esempio, una piccola impresa potrebbe stabilire una sola procedura documentata per il controllo di documenti e record. Un’organizzazione più grande potrebbe avere una procedura separata per ogni tipo di record.
Istruzioni
Oltre a fornire la documentazione sulle procedure, le aziende devono anche dettagliare come i dipendenti svolgono determinate mansioni lavorative. Ad esempio, le organizzazioni di produzione avranno in genere guide procedurali per ciascuna fase o funzione nel processo di assemblaggio. Uno sviluppatore di software potrebbe documentare il modo in cui l’azienda verifica i propri programmi prima del rilascio sul mercato. Lo sviluppatore dovrebbe documentare ogni fase del processo di test e quali misure ha in atto per correggere eventuali difetti.