Galateo delle riunioni virtuali

La virtù degli incontri virtuali è che i partecipanti possono incontrarsi e discutere progetti o altre questioni senza trovarsi nello stesso posto. Le riunioni virtuali possono essere un grande risparmio di costi per le piccole imprese, poiché consentono alle persone con tempo limitato o che sono lontane di partecipare a una riunione senza il costo di cancellare i calendari o prenotare un viaggio di lavoro. Ma mentre connettere tutti può essere facile, organizzare una riunione virtuale produttiva e professionale può essere una sfida.

Tecnologia

Assicurati che la tecnologia che utilizzerai funzioni con largo anticipo rispetto alla riunione, per darti il ​​tempo di apportare le modifiche necessarie. Anche se la riunione è virtuale, i partecipanti devono comunque dedicare del tempo alle loro giornate per partecipare. Non riuscire a garantire che la tecnologia funzioni correttamente può portare alcuni partecipanti ad essere esclusi o arrabbiati per aver sprecato il loro tempo. Organizza una riunione di prova con un amico o un collega in un altro ufficio per assicurarti che la tecnologia funzioni correttamente e che i segnali audio e video siano chiari. L’audio statico e il video discontinuo impediranno ad alcuni partecipanti di prendere parte alla riunione.

Configurazione

Anche se ti stai incontrando virtualmente, dovresti partecipare da un ambiente professionale. Se partecipi da casa o da un luogo pubblico, trova uno spazio tranquillo e privato e spegni la televisione e la musica. Se possibile, chiedi a qualcun altro di tenere occupati i bambini o gli animali domestici in modo che non interrompano la riunione. Vestiti in modo professionale come faresti se andassi in ufficio e ti siedi a una scrivania o su una sedia, invece di sdraiarti sul divano o sul tuo letto.

Partecipazione

Partecipare a una riunione virtuale può essere più difficile che a una riunione tradizionale perché può essere difficile leggere i segnali visivi dal monitor di un computer e determinare quando parlerà qualcun altro. Se stai guidando la riunione, progettala in modo che ogni partecipante abbia il tempo di contribuire, indirizzando le domande a partecipanti specifici. Limita anche le dimensioni della riunione; minore è il numero di partecipanti, più facile sarà per tutti partecipare ed essere compresi. Evita il multitasking durante la riunione. Controllare la posta elettronica o lavorare su altri progetti è allettante durante una riunione virtuale, ma ti impedirà di partecipare pienamente.

Focus

Mantieni la riunione concentrata. Inviare in anticipo l’agenda della riunione tramite posta elettronica ai partecipanti e includere copie di tutti i documenti di cui si discuterà durante la riunione. Come per le riunioni faccia a faccia, assegna a qualcuno il compito di occuparsi del tempo e incoraggia tutti a rispettare l’ordine del giorno. Mantenere la riunione breve per garantire che tutti i partecipanti siano coinvolti durante la riunione.