Il banking elettronico ha reso più conveniente per le aziende gestire le proprie operazioni bancarie, ma ha anche aggiunto una nuova serie di rischi all’equazione finanziaria. Le aziende si assumono una responsabilità maggiore per le frodi tramite l’online banking rispetto ai consumatori, quindi devono fare un attento bilancio delle procedure di riconciliazione dei conti. Se diventi pigro nel monitorare i tuoi account aziendali, potresti trovarti con poche possibilità di ricorso in caso di frode.
Condurre una valutazione del rischio
Il primo passo nella gestione del rischio derivante dalle attività bancarie e finanziarie elettroniche è individuare le aree problematiche più probabili. Una valutazione del rischio rivela dove sei vulnerabile alle frodi nel tuo banking online e cosa è necessario fare per risolverlo. Considera tutti gli aspetti dell’online banking utilizzati dalla tua azienda, come i pagamenti automatici, i bonifici, i depositi a distanza, i servizi commerciali e altri strumenti finanziari.
Personale e sicurezza fisica
La sicurezza per il banking elettronico inizia dalle persone che assumi. I controlli in background possono determinare se i potenziali dipendenti hanno precedenti penali o problemi finanziari che potrebbero lasciarli tentati di manipolare il sistema interno per sottrarre denaro dai tuoi conti. I dipendenti che gestiscono attività bancarie online devono ricevere una formazione sulla consapevolezza della sicurezza in modo da comprendere il proprio ruolo nella prevenzione delle frodi. Un login e una password scritti con noncuranza su una nota adesiva possono essere tutto ciò che separa i tuoi account aziendali da un ladro con gli occhi acuti. Meglio ancora per il ladro, un dipendente che non si disconnette dal sistema dopo aver finito può lasciare la porta spalancata per il furto. Se accedi all’online banking da un computer nello showroom, dove i clienti possono vederlo facilmente, ti esponi a un rischio maggiore rispetto a quando lo fai in un’area privata. Affrontare questi problemi aiuta a ridurre la tua vulnerabilità.
Scansiona i sistemi
Qualsiasi attività che effettua operazioni bancarie online è sicura solo quanto i suoi sistemi informativi. Le aziende dovrebbero mantenere aggiornato il software antivirus e assicurarsi che scarichi e installi tutte le patch software che altrimenti lo lascerebbero vulnerabile. Firewall e sistemi di rilevamento / prevenzione delle intrusioni possono proteggere la rete, ma un dipendente incurante che apre un allegato di posta elettronica può rendere la tua azienda vittima di un attacco di phishing o cavallo di Troia che lascia malware installato sui tuoi sistemi. Allo stesso modo, se i tuoi dipendenti possono navigare in Internet o accedere ai siti di social network sugli stessi computer che utilizzi per le tue operazioni bancarie, sei vulnerabile ai programmi scaricati inavvertitamente che catturano le tue battiture e scoprono la tua password.
Piano di prevenzione
Quando un cliente è vittima di una frode bancaria elettronica, ha 60 giorni di tempo per scoprirlo e denunciare il furto senza essere responsabile per l’intero importo in questione. L’Uniform Commercial Code offre alle aziende meno protezione. A meno che tu non scopra e segnali una frode entro un giorno lavorativo, è la tua azienda ad essere responsabile degli addebiti. Riconciliare i tuoi conti ogni giorno può rivelare frodi in tempo sia per impedire che l’account venga ulteriormente svuotato sia per reclamare i tuoi soldi finché è ancora possibile.
Usa le banche
La maggior parte delle banche dispone di protezioni che possono aggiungere ai conti aziendali che fungono da copertura aggiuntiva contro le attività fraudolente. Molti ti consentono di limitare i pagamenti in uscita agli utenti preautorizzati o ti chiedono di approvare manualmente ogni trasferimento elettronico prima di rilasciare i fondi. Questo non solo rileva i tentativi di rubare i tuoi soldi, ma mostra che stai prendendo tutte le precauzioni per proteggere il tuo account. Se la banca non porta a termine la conclusione dell’accordo e ti avvisa in anticipo delle transazioni discutibili, avrai maggiori possibilità di vincere una controversia legale e riavere i tuoi soldi.