Man mano che una piccola impresa cresce, aggiunge dipendenti, crea reparti e si espande in altri uffici e sedi. Questa espansione può danneggiare le comunicazioni all’interno dell’azienda, soprattutto se l’azienda adotta il lavoro a distanza e team di vendita e assistenza mobili. Spesso le aziende sperimenteranno la crescita dei silos di informazioni tra i reparti, una duplicazione degli sforzi e il malessere del personale. Le aziende stanno sviluppando strategie per migliorare la comunicazione tra i dipendenti.
Soluzioni tecnologiche
Le aziende stanno adottando diverse tecnologie che combinano e-mail, messaggi di testo, messaggi vocali e comunicazioni Blackberry in un unico database combinato. Questi strumenti consentono di archiviare un’ampia gamma di comunicazioni come parte di un progetto o di un docket, creando un meta-file di risorse e documenti storici. Le aziende traggono vantaggio dal conservare tutta la documentazione e la ricerca intrapresa su un particolare progetto, anche se includeva brevi e-mail e messaggi telefonici. Steven Taylor, co-fondatore della Divisione Analisti, ha dichiarato: “Le comunicazioni unificate, sono passate da un” bello da avere “a un imperativo aziendale per la sopravvivenza, potenziando una forza lavoro più flessibile, mobile e produttiva”.
Riunioni di gruppo
E-mail, posta vocale, smartphone e cellulari sono ottimi per consentire al personale di comunicare brevi raffiche di informazioni, ma non sono soddisfacenti quando si tratta di fornire messaggi, strategie e preoccupazioni complessi. Le aziende stanno tornando a riunioni regolari in stile dipartimentale e municipio, in cui l’alta dirigenza rallenta per spiegare le strategie aziendali, rispondere alle domande e alleviare le preoccupazioni. Il personale beneficia di un messaggio trasmesso con segnali non verbali, come il linguaggio del corpo e il tono di voce, consentendo ai lavoratori di apprezzare la vera essenza di un’opportunità o di una sfida.
Quantificare le aspettative
Un modo semplice per migliorare la comunicazione tra dipendenti, reparti e filiali è delineare le aspettative dell’azienda. Quando le comunicazioni tra uffici, la condivisione delle conoscenze e l’interazione continua sono delineate negli obiettivi di ogni individuo, un’azienda informa esplicitamente i dipendenti dei loro obblighi. La mancanza di comunicazione tra i dipendenti può essere causata da apatia, lavoro eccessivo o tensioni personali. Collegare il successo di un dipendente alla comunicazione aperta costringe i membri del team a interessarsi, trovare il tempo e trascurare le questioni personali per raggiungere il successo professionale.