Tu ei tuoi dipendenti potete eseguire facilmente attività regolari come l’elaborazione degli ordini dei clienti senza molta pianificazione. Tuttavia, uno sforzo più complesso, come il rimodellamento della vetrina, coinvolge diversi dipendenti e fornitori esterni, una tempistica più lunga e materiali costosi. Questo sforzo richiede l’organizzazione e la capacità predittiva garantite da un piano di progetto.
Approvazioni
Un piano di progetto è una panoramica che spiega gli obiettivi, la programmazione, il personale e le risorse necessari a tutti coloro che sono coinvolti nello sforzo. Gli individui si rendono conto di come interagiscono i diversi componenti e di come la modifica di un’area possa influenzare altri aspetti del progetto. Il piano delinea chiaramente cosa ci si aspetta da tutti i partecipanti prima che inizi il lavoro effettivo. Ciò consente ai lavoratori di modificare i metodi per completare il progetto o di negoziare modifiche che riflettano in modo più realistico le loro capacità. I piani di progetto in genere richiedono l’approvazione di manager, lavoratori, fornitori e clienti. I dipendenti possono quindi accettare più facilmente il credito per il successo o la colpa per il fallimento se coinvolge le loro aree di responsabilità documentate.
stima
Se sottovaluti costantemente il tempo e il lavoro di cui hai bisogno, perderai denaro e deluderai i clienti poiché i tuoi progetti abitualmente arrivano in ritardo e fuori budget. Se sovrastimi sempre, potresti perdere clienti perché pensi di non avere le risorse per assumerne di nuovi. I piani di progetto, soprattutto se eseguiti in modo coerente, migliorano la tua capacità di prevedere accuratamente la tua produttività. Ciò migliora la credibilità tra i tuoi clienti, che possono pianificare le loro attività in base alle tue previsioni affidabili. Ciò riduce anche lo stress tra dipendenti, subappaltatori e fornitori perché non dovranno impiegare ore aggiuntive per rispettare le scadenze irrealistiche o perdere fatture a causa della mancanza di lavoro.
Prestazione
Poiché un piano di progetto definisce chiaramente i valori di lavoro, fornisce un’utile base di riferimento. Puoi quindi giudicare se un progetto può raggiungere i suoi obiettivi e apportare le modifiche necessarie. Ad esempio, supponi che il tuo piano mostri un’attività del cliente della durata di una settimana. Se la prestazione effettiva richiede 10 giorni, la data di consegna potrebbe subire un ritardo di almeno tre giorni. Puoi quindi chiedere al cliente di approvare la nuova data o abbreviare le attività successive per compensare il ritardo. Al contrario, se la performance richiede solo cinque giorni, guadagni due giorni. Puoi sorprendere il cliente con una consegna anticipata del previsto o utilizzare il tempo extra per aggiungere ulteriore valore allo sforzo, ad esempio più opzioni di prodotto.
Metodi
Se la pianificazione del progetto diventa un aspetto normale della tua attività, puoi semplificare il lavoro utilizzando un software dedicato all’attività. Le alternative includono Basecamp, che rende tutto facilmente accessibile online; Clarizen, che include report altamente personalizzabili; e Microsoft Project, che si integra con una popolare suite di software aziendale. Un’altra opzione è ottenere una designazione di Project Management Professional per te o per un dipendente. È possibile ricevere questa certificazione riconosciuta dal settore solo diventando esperti negli strumenti e nelle tecniche per la creazione di piani di progetto.