In qualità di proprietario di una piccola impresa, è necessario bilanciare la necessità di mantenere controlli interni adeguati con vincoli di bilancio. Sebbene un sistema di controllo interno efficace sia fondamentale per garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali a lungo termine, le implicazioni in termini di costi di alcuni controlli rendono poco saggio includerli nel sistema. Pesare i costi di implementazione dei controlli interni rispetto ai loro potenziali benefici diretti e indiretti durante la creazione e l’implementazione di un sistema di controllo interno per piccole imprese.
Implicazioni sui costi diretti
Le implicazioni sui costi più ovvie si concentrano su come i controlli interni possono influire sul budget annuale. I costi diretti, come l’assunzione di dipendenti aggiuntivi per ottenere un’adeguata separazione dei compiti o l’automazione dei sistemi aziendali per aumentare la sicurezza delle informazioni, a volte sono troppo costosi da gestire per il budget. Di conseguenza, i proprietari di piccole imprese spesso devono sostituire controlli meno costosi e meno efficaci e prevedere misure per aumentarne l’efficacia. Ad esempio, è possibile condurre audit interni a sorpresa e creare procedure di archiviazione e sicurezza delle informazioni chiare e specifiche.
Implicazioni sui costi indiretti
I costi indiretti associati all’implementazione dei controlli interni possono influire sulle operazioni e sulla produttività efficienti. Ad esempio, i controlli manuali di gestione del contante, tra cui la verifica delle transazioni, l’autorizzazione al pagamento e le procedure di riconciliazione dei conti, possono diminuire così tanto l’efficienza che i dipendenti trovano soluzioni per superare in astuzia i controlli manuali. Per questi motivi, è importante includere le implicazioni dei costi indiretti nel decidere come progettare e implementare un sistema di controllo interno.
Tipi di controlli
Distinguere tra controlli preventivi e investigativi e considerare le rispettive implicazioni in termini di costi quando si decide come allocare risorse finanziarie limitate. Sebbene entrambi i tipi siano importanti, i controlli preventivi sono misure proattive che funzionano per scoraggiare frodi, sprechi e abuso delle risorse aziendali. Nella maggior parte dei casi, i controlli preventivi hanno meno complicazioni negative e sono più convenienti rispetto ai controlli investigativi reattivi. Ad esempio, un sistema di inventario elettronico e perpetuo che riconcilia l’inventario in tempo reale è più efficace per scoraggiare il furto dei dipendenti rispetto a un sistema di inventario manuale che include un conteggio mensile dell’inventario fisico.
Implicazioni sui costi diretti e indiretti
In alcuni casi, le implicazioni sui costi finanziari diretti fanno sembrare che l’implementazione di alcuni controlli interni non sia possibile. È inoltre necessario considerare i potenziali costi indiretti associati al mancato rispetto o all’implementazione di controlli meno efficaci. Dopo aver condotto un’analisi costi-benefici approfondita, potresti chiederti se puoi permetterti di non implementare controlli interni rigorosi. Quando si tratta di progettare e implementare forti controlli interni, le implicazioni in termini di costi del mancato rispetto delle normative federali e statali o il costo per riparare una reputazione danneggiata, spesso rendono l’investimento in controlli preventivi un’opzione significativamente migliore.