Il governo federale classifica il costo dell’uso professionale dei veicoli come spesa aziendale deducibile. L’Internal Revenue Service autorizza una tariffa standard di indennità chilometrica per aziende e privati da utilizzare. La tariffa standard ti solleva dalla necessità di tenere registri dettagliati delle spese del veicolo, anche se hai sempre la possibilità di farlo se preferisci.
Tariffa standard
L’IRS aggiorna periodicamente la tariffa chilometrica standard per riflettere i costi operativi medi del veicolo. Ad esempio, la tariffa standard per il 2012 era di 55.5 centesimi per miglio. Le aziende, compresi i lavoratori autonomi, utilizzano questo tasso per calcolare quanto ammortizzare come spesa aziendale. La tariffa standard funge anche da tariffa chilometrica deducibile per i dipendenti che utilizzano i loro veicoli personali per viaggi di lavoro.
rimborsi
Quando un datore di lavoro rimborsa i dipendenti per aver utilizzato i loro veicoli personali sul lavoro, in genere imposta il tasso di rimborso pari o leggermente inferiore al tasso standard IRS. Per un’azienda, il rimborso delle miglia è una spesa aziendale deducibile. I rimborsi non vengono conteggiati come reddito e i dipendenti non devono pagare le tasse sul denaro. Se paghi ai dipendenti solo una parte dell’aliquota standard per la guida dei propri veicoli per motivi di lavoro, possono cancellare la differenza tra quanto paghi e l’aliquota standard come detrazione fiscale.
Guida qualificata
La tariffa standard si applica solo alla guida direttamente correlata a uno scopo commerciale. Ad esempio, se un venditore guida per vedere un cliente, si tratta di un chilometraggio qualificato. Le consegne ai clienti e il ritiro delle forniture sono altri usi aziendali qualificati. Il pendolarismo, ovvero la guida tra casa e un normale luogo di lavoro, non è deducibile dalle tasse. Inoltre, un dipendente non può richiedere un’indennità chilometrica se utilizza il veicolo per uso personale durante un viaggio d’affari.
Documentazione
Per detrarre l’indennità chilometrica standard, è necessario tenere un registro delle miglia percorse per uso professionale di un veicolo. I dipendenti sono responsabili della conservazione e dell’invio periodico di questo record all’utente, solitamente sotto forma di registro delle miglia. Ogni voce di registro deve indicare la data di ogni viaggio di lavoro, lo scopo del viaggio e il luogo in cui è stato guidato il veicolo. La lettura del contachilometri iniziale e finale deve essere inclusa.