Il datore di lavoro utilizza il sistema di gestione stipendi computerizzato interno quando utilizza il software di gestione stipendi per elaborare il proprio libro paga. Il software per le buste paga rende le attività di elaborazione delle buste paga più facili e richiede meno tempo. Il software per le buste paga ha la capacità di stampare assegni sui salari e consente il deposito diretto.
Significato
Un vantaggio considerevole del software per le buste paga è che elimina l’elaborazione manuale delle buste paga. Quest’ultimo richiede che il libro paga venga elaborato interamente a mano e, di conseguenza, ha un maggiore margine di errore. Senza il software per le buste paga, il rappresentante del libro paga deve prestare particolare attenzione quando esegue i calcoli. Deve avere una solida conoscenza dell’imposta sui salari e del calcolo dei benefici. Inoltre, deve avere la pazienza necessaria per controllare tre volte il libro paga prima di effettuare i controlli sui salari. Il software per le buste paga elimina il fastidio dell’elaborazione manuale delle buste paga.
Azioni
QuickBooks e Sage Peachtree sono software per il libro paga con funzionalità di contabilità allegate. Ultimate Software è un software per le buste paga con funzionalità relative alle risorse umane allegate. Le piccole e medie imprese generalmente utilizzano questi tipi di software. Le aziende più grandi possono utilizzare il software Mangrove, che fornisce servizi di gestione delle buste paga, gestione delle risorse umane e dei benefici e servizi di dichiarazione dei redditi sui salari. Un’azienda con requisiti più complessi sui salari, come pagamenti a cottimo e Report Writer per le dichiarazioni di ferie e salari, può utilizzare PERKS Enterprise del software FACT.
Controllare la generazione
Il rappresentante delle buste paga deve eseguire determinate attività di elaborazione delle buste paga prima che il software possa effettuare il controllo delle buste paga. Le attività possono variare in base al datore di lavoro e al tipo di libro paga elaborato, ad esempio bisettimanale, semestrale o multistato. In generale, le faccende includono le carte del tempo di elaborazione; garantire il pagamento degli stipendi; effettuare aggiustamenti salariali, come aumento o riduzione del salario; elaborazione della retribuzione supplementare, come straordinari, licenziamento, bonus e commissioni; e l’elaborazione delle detrazioni, come le tasse sui salari e le prestazioni sanitarie e pensionistiche.
Il software esegue tutti i calcoli in base alle voci del rappresentante. Inoltre, ha le tabelle delle imposte federali e statali incorporate nel sistema ed esegue i calcoli di conseguenza. Una volta che tutte le voci sono state inserite, il rappresentante può eseguire un rapporto per controllare i salari e le detrazioni. Se tutto va bene, può quindi stampare gli stipendi, generare il file di deposito diretto e stampare le buste paga. Se necessario, può apportare le modifiche in anticipo.
Assistenza
L’ambito del supporto dalla società di software al datore di lavoro dipende dal fornitore e dal supporto necessario. L’azienda può fornire supporto gratuito per domande generali, ma se c’è un problema con il software, causato dal datore di lavoro, potrebbero essere applicate delle tariffe. Il datore di lavoro potrebbe dover pagare per la formazione al personale del libro paga se il software è complesso. Inoltre, la società di software può addebitare una commissione per aggiornare le tabelle delle ritenute fiscali federali e statali, che generalmente cambiano ogni anno.
Considerazioni
Il datore di lavoro dovrebbe assicurarsi di utilizzare un software per il libro paga che soddisfi le sue esigenze. Ad esempio, se ha migliaia di dipendenti e più frequenze di pagamento, dovrebbe utilizzarne una progettata per effettuare controlli sui salari in grandi volumi. Inoltre, le aziende con buste paga grandi e complesse dovrebbero garantire che la società di software fornisca un servizio clienti e un supporto tecnico estesi.