Le allocazioni dei costi non sono entrate. Tuttavia, il modo in cui viene allocato il costo può cambiare, a seconda delle entrate generate da un reparto. Le allocazioni dei costi sono cifre forfettarie applicate come costo a un budget. La figura alloca i costi generali (come le utenze), i costi di locazione per lo spazio dell’ufficio, le forniture e il supporto amministrativo a ciascun reparto. A seconda del metodo di determinazione dei costi utilizzato dalla tua azienda, i reparti generatori di entrate potrebbero sostenere un’allocazione maggiore di questi costi.
Costo diretto
Se la tua azienda alloca direttamente i costi, l’allocazione dei costi non cambia al variare dei ricavi. In questo tipo di determinazione dei costi, che è il più semplice da utilizzare per una piccola impresa, prendi il costo di un articolo e lo dividi per il numero di reparti. Ad esempio, se hai cinque dipartimenti, ogni dipartimento paga il 20% del costo per affittare il tuo spazio ufficio.
Allocazione per utilizzo
Un altro approccio relativamente semplice consiste nell’allocare i costi in base all’utilizzo. Questo tipo di approccio riduce al minimo qualsiasi risentimento da parte dei responsabili di reparto per il fatto di dover pagare per un servizio che usano raramente. Ad esempio, allocare il costo dello spazio ufficio in base allo spazio utilizzato da un reparto. Se il tuo reparto vendite è in viaggio frequentemente e non richiede molto spazio per uffici, calcola quanto spazio per ufficio utilizza ciascun reparto della tua metratura totale. Usa questo calcolo per determinare la percentuale del costo dello spazio ufficio che ogni reparto dovrebbe essere assegnato.
Allocazione per entrate
In alcune aziende, le allocazioni dei costi vengono trasferite solo ai reparti generatori di entrate. Ad esempio, se le vendite online e le vendite dirette generano entrambe entrate, le allocazioni dei costi fissi, come le spese generali amministrative, il servizio clienti e le apparecchiature informatiche, potrebbero essere sostenute solo da queste due divisioni. In un approccio semplice, a ciascuna divisione viene assegnata la metà dei costi. Tuttavia, se le vendite dirette generano il doppio delle entrate delle vendite online, questa ripartizione dei costi è ingiusta e potrebbe paralizzare il budget del reparto vendite online. L’utilizzo di un approccio che alloca i costi in base alle vendite previste distribuisce i costi in modo più equo. Assicurati di utilizzare le vendite previste, non le vendite effettive. Se utilizzi le vendite effettive, rimuovi gli incentivi per il personale di vendita a perseguire più affari, poiché riconoscono che un aumento delle vendite porta direttamente a sostenere un’allocazione dei costi più elevata. Poiché molti dei costi coinvolti in un’allocazione dei costi non sono direttamente correlati alle vendite, l’utilizzo delle vendite previste garantisce che il personale di vendita tragga il massimo vantaggio dalla vendita oltre le proprie previsioni.
Costi basati sulle attività
Man mano che le aziende diventano più sofisticate, passando da due persone in un garage a un’azienda più grande, il modo in cui monitorare e allocare i costi diventa più critico. Nella determinazione dei costi basata sulle attività, generalmente utilizzata dalle aziende più grandi, si tiene traccia delle attività e dei costi associati. L’obiettivo è determinare il costo effettivo di un’attività per la pianificazione strategica, con l’obiettivo finale di aumentare i ricavi complessivi. Ad esempio, l’assistenza clienti include l’infrastruttura per ricevere richieste, il personale per rispondere, la direzione per supervisionare il personale, i costi di formazione per mantenere il personale aggiornato sui prodotti e lo spazio per l’ufficio. Il costo totale del servizio clienti è elevato da allocare e la determinazione dei costi diretti maschera il suo costo effettivo.
Con la determinazione dei costi basata sulle attività, la tua azienda determina i driver del costo, come il metodo di contatto con il cliente e il tipo di supporto richiesto, nonché i costi sostenuti per fornire supporto. Utilizzando queste informazioni, potrebbe diventare chiaro che una query e-mail è molto meno costosa di una telefonata. Queste informazioni sui costi ti aiutano a pianificare e allocare le risorse mentre espandi la tua attività. La tua strategia di espansione potrebbe includere incentivi ai clienti per l’invio di e-mail piuttosto che chiamare l’assistenza clienti per sfruttare il metodo di supporto a basso costo. Se si allocano direttamente i costi del servizio clienti, questo tipo di informazioni non viene visualizzato, il che impedisce di analizzare strategicamente i costi e pianificare le risorse.