Durante il processo di creazione e gestione di una piccola impresa, è probabile che i manager si incontrino tra loro, i consulenti e i dipendenti per discutere i vari aspetti del funzionamento dell’azienda. Le decisioni prese durante le riunioni di lavoro possono in ultima analisi determinare il successo o il fallimento di un’azienda, ma le riunioni sono spesso sfocate e improduttive. La creazione e la distribuzione di un’agenda che delinea gli argomenti da discutere in una riunione di lavoro può avere diversi importanti vantaggi.
Direzione dell’incontro
È probabile che le riunioni di lavoro che non hanno un ordine del giorno abbiano meno direzione e siano meno produttive di riunioni più strutturate con un elenco predefinito di argomenti di discussione. Le riunioni senza una direzione ferma possono allontanarsi dall’argomento, portando a pochi risultati tangibili o utili. Inoltre, i partecipanti alla riunione possono essere disimpegnati se la riunione si allontana da argomenti rilevanti, il che può costituire un cattivo precedente per le riunioni future. Se i partecipanti ritengono che le riunioni siano sfocate e contribuiscono poco al loro lavoro, possono decidere di saltare le riunioni future.
Preparazione
Un altro aspetto importante della creazione e diffusione anticipata di un ordine del giorno per le riunioni di lavoro è che offre ai partecipanti l’opportunità di prepararsi per la riunione. Se i partecipanti sanno quali argomenti specifici saranno discussi in una riunione, possono ricercare tali argomenti in anticipo e preparare informazioni e domande pertinenti per contribuire in modo costruttivo alla riunione. Se i partecipanti sanno che argomenti importanti e rilevanti saranno trattati durante la riunione, sarà più probabile che partecipino.
Risposta
La creazione di un’agenda per un’azienda consente ai partecipanti di fornire al pianificatore della riunione un feedback sulla direzione della riunione e di apportare modifiche all’agenda, se necessario, per includere argomenti di particolare interesse. Ad esempio, se un determinato manager desidera discutere un nuovo approccio alla commercializzazione di un prodotto, potrebbe essere deluso se l’incontro non risolve la sua preoccupazione. Adattare l’agenda di una riunione per includere gli argomenti che i partecipanti desiderano discutere può incoraggiare la partecipazione.
Considerazioni
Un incontro di lavoro può allontanarsi dall’argomento, anche se i manager preparano un’agenda in anticipo. Spetta al leader della riunione mantenere la discussione incentrata su argomenti rilevanti e lavorare sugli argomenti elencati all’ordine del giorno.