Le riunioni possono spesso essere inefficaci a causa della cattiva gestione del tempo e delle risorse. Tuttavia, se mantieni i membri sulla buona strada, rispettosi e impegnati per obiettivi comuni, puoi realizzare ciò di cui hai bisogno nel tempo assegnato. Un buon leader è essenziale; tuttavia, tieni presente che la persona più qualificata può essere o meno l’imprenditore. Tieni presente che condurre una riunione in modo efficace richiede pratica; prova ogni volta a migliorare le tue prestazioni.
Stabilire linee guida generali
Secondo Management Help, “Quattro potenti regole di base sono: partecipare, concentrarsi, mantenere lo slancio e raggiungere la chiusura”. Ricorda di includere regole che possono sembrare ovvie, tra cui iniziare e terminare le riunioni in tempo, parlare uno alla volta e parlare solo su argomenti pertinenti. Queste semplici linee guida ti aiuteranno a tenere sotto controllo le tue riunioni indipendentemente dall’argomento. Elenca queste regole all’inizio dell’agenda di ogni riunione e rivedile con i nuovi partecipanti che non sono ancora stati informati delle regole.
Ruolo di leader
Il capogruppo, o la persona che conduce la riunione, ha due importanti funzioni: compito e manutenzione. Il leader è responsabile di mantenere i membri impegnati e la discussione sull’obiettivo. Sii un mediatore; invece di esprimere la tua opinione o scegliere da che parte stare, aiuta i membri a chiarire ciò di cui hanno bisogno e lascia che discutano le loro idee. Per evitare interruzioni, suggerisci ai partecipanti di scrivere le loro idee e opinioni e conservali per il loro turno di parola.
Preparazione
Scrivi chiaramente e condividi gli argomenti trattati dalla riunione in modo che tutti i partecipanti siano preparati e concentrati. Un’agenda dettagliata include ogni argomento principale, quanto velocemente deve essere affrontato e l’azione prevista. Sii realistico riguardo a ciò che puoi realizzare in ogni riunione e pianifica di conseguenza. Impostare l’ora e la data delle riunioni in modo che le persone necessarie possano partecipare e informare tutti i partecipanti dell’ora, del luogo e dell’ordine del giorno della riunione il più in anticipo possibile.
Schema dell’assemblea generale
È importante iniziare le riunioni in tempo. Innanzitutto, ringrazia le persone per la partecipazione e rivedi la tua agenda. Chiedere a qualcuno di prendere minuti o appunti durante la riunione in modo da poterli fornire ai partecipanti per la revisione. Parla con i membri durante la riunione e ricevi un feedback sull’efficacia della riunione; implementare le modifiche necessarie per aiutare tutti a essere più produttivi. Lascia del tempo alla fine della riunione per un periodo di valutazione e suggerimento per migliorare la produttività e la procedura nella prossima riunione. Infine, termina le riunioni in tempo e assicurati di rivedere tutte le decisioni e gli incarichi prima di fissare la data per la prossima riunione.
Approcci specifici per tipo
Diversi tipi di riunioni richiedono diversi stili di leadership: orientato all’azione, brainstorming, pianificazione a breve termine o pianificazione a lungo termine.
Le riunioni orientate all’azione si concentrano sulla risoluzione di un problema urgente; per ridurre il tempo trascorso in riunione, assicurarsi che tutti siano ben preparati con le idee e lasciare che difendano le proprie proposte.
Le sessioni di brainstorming possono durare più a lungo di altre riunioni, quindi porta cibo, bevande e ispirazione esterna per mantenere i partecipanti animati.
La pianificazione a breve termine richiede un gruppo che lavori insieme come una squadra per prendere decisioni che abbracciano le esigenze dell’azienda, quindi assicurati di invitare il giusto mix di persone.
La pianificazione a lungo termine richiede almeno tutti i dirigenti di livello superiore e spesso l’intero staff. Ospitare una riunione di una popolazione così numerosa rende ancora più imperativo mantenere le persone concentrate e aiutarle a condividere le loro idee in modo intelligente e rispettoso.