Proprio come conduci controlli di routine su altre attività di contabilità generale, dovresti anche controllare i conti del libro paga. È importante verificare periodicamente che le transazioni registrate tramite il sistema di libro paga della tua azienda siano accurate per proteggerti dalle perdite associate a errori di calcolo e potenziali frodi. Nelle piccole imprese, una verifica completa delle buste paga è più fattibile che nelle aziende più grandi dove viene preso solo un campione rappresentativo.
Verifica lo stato di impiego
Rivedere l’elenco delle buste paga emesse durante il periodo di audit. Verificare che ogni dipendente che ha ricevuto uno stipendio sia stato attivamente impiegato dall’azienda durante il periodo in cui è stato emesso lo stipendio.
Conferma le tariffe di pagamento
Controlla lo stipendio o la tariffa oraria nel sistema di libro paga per ciascuno dei dipendenti pagati durante il periodo. Confronta la tariffa nel sistema di gestione delle retribuzioni con quella fisicamente pagata al dipendente per assicurarti che i calcoli della retribuzione lorda siano accurati. In caso di domande, verificare la retribuzione nel sistema di gestione delle retribuzioni rispetto al contratto di lavoro o alla revisione delle prestazioni più aggiornata in archivio presso le Risorse umane.
Calcola le ore lavorate
Controllare il totale delle ore lavorate per ciascun dipendente in base alle schede orarie o ad un altro sistema di reporting delle ore per quel periodo di paga. Assicurati che le ore riportate siano uguali alle ore sulla busta paga. Verificare che qualsiasi dipendente che ha ricevuto indennità di malattia o ferie fosse idoneo al momento in cui è stato pagato e avesse tempo a disposizione sui libri contabili.
Convalida conti contabili
Verificare le transazioni registrate nei conti contabili del libro paga rispetto alle spese del libro paga totali per il periodo. Verificare la retribuzione delle ferie, il tempo personale e altri costi del libro paga associati rispetto alle transazioni registrate in ciascuno dei conti di contabilità generale corrispondenti.
Riconciliare estratti conto bancari
Verificare che tutti gli assegni annullati per il conto gestione stipendi corrispondano a quelli emessi dal reparto gestione stipendi. Il conto bancario del libro paga dovrebbe mostrare solo le transazioni confermate dai rapporti di contabilità del libro paga. Assicurarsi che nessuno degli assegni sembri essere modificato e che gli importi sugli assegni annullati corrispondano agli importi sui report delle transazioni dal libro mastro paghe.