La maggior parte delle attività contabili in questi giorni vengono elaborate in un computer, quindi i sistemi informativi hanno un enorme impatto su come viene eseguita la contabilità e su quali rapporti vengono generati. Non solo le attività di contabilità vengono eseguite ad alta velocità, ma sono anche facili da svolgere per la maggior parte delle aziende. I calcoli vengono eseguiti automaticamente con meno errori rispetto alla contabilità manuale, migliorando notevolmente l’efficienza.
Fogli di calcolo
Il primo programma per fogli di calcolo si chiamava VisiCalc ed è stato progettato da Robert Frankston e Dan Bricklin nel 1979 per semplificare l’analisi finanziaria. Ha eseguito calcoli su 254 righe e 63 colonne. Nel 1983, un programma di fogli di calcolo più sofisticato, Lotus 1-2-3, consentiva più righe e colonne più la gestione dei dati e i grafici. Questo è stato un successo con i contabili, che spesso hanno bisogno di analizzare i dati ed eseguire calcoli e modelli complessi. Ad esempio, una cella – l’intersezione di una colonna e di una riga – può essere modificata e i calcoli vengono aggiornati automaticamente con le nuove informazioni. Al giorno d’oggi, Excel e altri fogli di calcolo sono il pane quotidiano di molti contabili, rendendo la vita più facile ed efficiente.
Libro Mastro Generale
Anni fa, una contabilità generale, un elenco di conti e transazioni, veniva conservata in blocchi di carta e quindi gestita manualmente, un’attività che richiedeva molto tempo per i contabili. Se il bilancio non era in equilibrio, a volte i contabili impiegavano giorni per trovare l’errore. Questi giorni sono finiti con la contabilità computerizzata, in cui la matematica viene gestita automaticamente e il bilancio viene compilato con la semplice pressione di un pulsante.
moduli
Sebbene la contabilità generale contenga conti e transazioni generali, i dettagli delle transazioni sono spesso conservati in moduli separati. Le informazioni da questi moduli vengono quindi trasferite alla contabilità generale. Ad esempio, il modulo contabilità fornitori gestisce tutte le questioni relative alla contabilità fornitori, inclusi i nomi dei fornitori, le date delle fatture, la stampa degli assegni e altri dati importanti per il processo di pagamento delle fatture. Quando le fatture vengono immesse e pagate, le spese, la contabilità fornitori e la liquidità vengono riconosciute e trasferite alla contabilità generale. Esistono moduli per contabilità clienti, inventario e altri processi che richiedono spazio di lavoro al di fuori della contabilità generale, ma ad essa collegati.
Software di contabilità specializzato
Una tendenza nelle pratiche di programmazione è quella di indirizzare determinati settori e realizzare interi programmi personalizzati per tali settori. Il risultato sono interi sistemi realizzati con strumenti specifici per determinati settori, come vendita al dettaglio, non profit o manifatturiero. Ciò rende la contabilità computerizzata veloce da impostare e utilizzare. Invece di aspettare che un programmatore sviluppi il tuo software, puoi acquistarne uno dallo scaffale che è circa il 90% buono per i tuoi scopi e richiede solo una personalizzazione minima.
Rischi
I sistemi di informazione aiutano con velocità e precisione, ma c’è ancora spazio per l’errore umano. Se vengono inserite informazioni errate, il sistema potrebbe non rilevarle. Ad esempio, il sistema non sa che un pagamento di $ 200 era effettivamente $ 20 ed è stato inserito e pagato per errore. Errori e frodi si verificano ancora nella contabilità e sono necessari controlli interni per prevenire o rilevare questi rischi. Un sistema computerizzato dovrebbe avere un accesso sicuro per evitare l’uso non autorizzato; la direzione deve riesaminare le riconciliazioni per assicurarsi che siano ragionevoli e accurate; ei pagamenti dovrebbero essere effettuati solo su fatture approvate per evitare frodi ed errori.