Non importa quale sia la natura della tua azienda, le riunioni sono essenziali. Tuttavia, a nessuno piace incontrarsi per il bene della riunione, né riunioni senza un programma chiaro: un chiaro spreco di tempo e denaro per l’azienda. Pertanto, sia che tu conduca le tue riunioni faccia a faccia o tramite teleconferenza, prendi le misure adeguate in anticipo per assicurarti che siano il più produttive possibile.
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Crea un elenco di partecipanti obbligatori e facoltativi. Determina quali dipartimenti sono coinvolti nel progetto e assicurati che per ogni dipartimento sia presente qualcuno con autorità decisionale.
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Controllare gli orari di tutti i partecipanti prima di pianificare la riunione. Molti incontri vengono deragliati quando il leader del progetto scopre all’ultimo minuto che una persona chiave non può partecipare. Assicurati di controllare anche i programmi delle vacanze; alcuni dipendenti potrebbero non pubblicare i giorni di ferie nei loro calendari fino a pochi giorni prima. Se non sei sicuro che un attore chiave possa partecipare, verifica con il suo manager.
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Considera i fusi orari quando pianifichi le teleconferenze. Quando sono le 9 del mattino a New York, sono solo le 6 del mattino a Los Angeles. Pianifica le riunioni per accogliere tutti i partecipanti. Evita la mattina presto e il tardo pomeriggio, soprattutto se hanno orari di lavoro diversi.
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Invia un’agenda dettagliata con l’invito alla riunione originale. Assicurati che indichi chiaramente cosa verrà discusso e in quale ordine.
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Assegna a ogni partecipante una serie di attività da completare prima della riunione. Follow-up alcuni giorni prima per garantire il completamento.
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Produci dispense per tutti. Dovrebbero includere una copia dell’ordine del giorno, insieme a eventuali note e documenti correlati.
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Inizia la riunione in tempo. Non fermarti per i partecipanti in ritardo. Manda qualcuno a radunare chiunque non sia presente, ma vai avanti con la riunione.
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Assegna qualcuno a prendere appunti. Non è necessariamente necessario produrre verbali di riunione formali, ma è necessaria una registrazione chiara di ciò che è stato detto e di tutte le azioni concordate. Inviare queste note ai partecipanti alla riunione il prima possibile dopo la riunione e assegnare eventuali attività di follow-up.