Gli obiettivi di un progetto guidano l’intero ciclo di vita, dallo sviluppo al completamento. È necessario un insieme ben definito di obiettivi prima di poter iniziare il monitoraggio. Una volta avviato il progetto, gli indicatori di performance ti consentono di valutare quanto stai raggiungendo i tuoi obiettivi. Il processo di tracciamento aiuta a identificare i potenziali problemi in anticipo in modo da essere in grado di risolverli prima che facciano deragliare completamente il progetto.
Definisci indicatori
Prima di poter monitorare gli obiettivi, è necessario stabilire gli indicatori di successo che consentono di controllare i progressi. Per ogni obiettivo del progetto, definisci come apparirà il successo. Il prodotto finale è un indicatore, ma vuoi anche obiettivi o misurazioni più piccoli lungo il percorso. L’inizio di ogni fase è un punto logico per sviluppare indicatori di successo per il monitoraggio degli obiettivi. Ad esempio, definire come ogni obiettivo dovrebbe essere raggiunto all’inizio della fase di sviluppo.
Usa il sistema di gestione dei progetti
Un sistema di gestione del progetto è uno strumento essenziale per monitorare gli obiettivi del tuo progetto. Un programma software completo consente di memorizzare tutti gli aspetti del progetto, inclusi gli obiettivi, in modo che i membri del team coinvolti abbiano accesso alle informazioni. Puoi facilmente raccogliere informazioni dal programma per aiutarti a monitorare e valutare i progressi del progetto verso gli obiettivi. Il programma software consente di suddividere il progetto per fase e attività in modo da poter monitorare il completamento di ciascun obiettivo.
Valuta il progetto
Una volta che hai gli indicatori e un sistema di gestione in atto, devi valutare costantemente il progetto. Durante l’analisi, guarda i dati sullo stato attuale del progetto rispetto agli indicatori di successo che hai determinato in precedenza. Se il progetto sta raggiungendo questi indicatori, il tuo progetto rimane sulla buona strada. Il mancato raggiungimento degli obiettivi iniziali del progetto e degli indicatori di successo spesso significa un effetto valanga che minaccia il completamento con successo del progetto.
Tip
Coinvolgi l’intero team di progetto nel monitoraggio degli obiettivi. Le persone che lavorano al progetto hanno bisogno di una chiara comprensione di ciò che è previsto, così come della tempistica per il raggiungimento di obiettivi specifici. Riferire al team sulle tue scoperte mentre segui i progressi del progetto fornisce loro un feedback sulle loro prestazioni. Se sono in ritardo, il tuo rapporto potrebbe fornire loro la motivazione per rimettersi in carreggiata prima che rimangano così indietro che non saranno mai in grado di rispettare la scadenza.