Per funzionare, ogni azienda implica una qualche forma di contabilità perché la contabilità comprende acquisti, vendite, operazioni bancarie, attività, passività e tasse. Le basi della contabilità aziendale sono le stesse da un’azienda all’altra, con differenze nei dettagli a seconda del tipo di azienda e di come fa affari. Un’azienda non può operare senza almeno alcuni principi contabili di base in atto.
Debiti e crediti
In un sistema di contabilità aziendale, i debiti e gli accrediti sono la spina dorsale. Esistono in ogni aspetto del sistema, perché ogni voce in una contabilità generale per un’azienda conterrà sia un debito che un credito. Tutti i debiti e tutti i crediti devono essere uguali, altrimenti una voce è sbilanciata e anche un intero bilancio verrà cancellato. Debiti e crediti aumentano e diminuiscono il saldo del conto. Con le attività, i debiti aumentano e i crediti diminuiscono. Con le passività, i debiti diminuiscono e i crediti aumentano. Lo stesso vale per le entrate e le uscite, dove i debiti diminuiscono e i crediti aumentano le entrate, i debiti aumentano e i crediti diminuiscono le spese.
Attività e passività
Attività e passività costituiscono i conti in un bilancio. Ci sono sezioni separate per diverse attività e passività a seconda del tipo di attività. Le attività aumentano con i debiti e diminuiscono con i crediti. Le passività aumentano con i crediti e diminuiscono con i debiti. I beni sono tutto ciò che una società possiede che ha un valore, come contanti, veicoli, inventario, oggetti, reclami e diritti che appartengono alla società. Le risorse possono anche essere immateriali, come i marchi. Le passività sono l’opposto e sono obblighi che una società ha nei confronti di un’altra società. Esempi di passività includono carte di credito e prestiti.
Entrate e spese
Lo scopo della sezione entrate e uscite di un bilancio è mostrare da dove proviene e dove va il denaro. I conti delle entrate dovrebbero esistere per ogni diversa linea di attività della società. I conti del reddito includono i ricavi delle vendite, gli interessi attivi, i redditi da vendita di attività e i proventi da consulenza. I conti delle spese mostrano dove va il denaro in un’azienda, come affitto, interessi, ammortamento, deprezzamento dei beni, manutenzione, riparazioni, telefono, stipendi, salari e utenze. Entrate e spese dovrebbero essere aggiornate ogni volta che il denaro entra o esce dall’attività per mostrare come l’azienda sta andando finanziariamente.