La base della digitalizzazione è in gran parte uno e zero. Questi numeri consentono alle aziende di comunicare alla velocità della luce, parlare in modalità wireless al telefono e raggiungere i clienti che sono lontani continenti. Sfortunatamente, questa meravigliosa tecnologia digitale ha anche un lato tutt’altro che spettacolare quando i dispositivi e le applicazioni vengono utilizzati in modo improprio o abusato. Se sei un dipendente o un manager in un luogo di lavoro in cui la corretta etichetta digitale è spesso trascurata, puoi esaminare le basi della tecnologia e seguire i suggerimenti per ripristinare il decoro digitale.
Email e messaggistica istantanea
I professionisti utilizzano ancora la posta elettronica come mezzo di comunicazione formale sul posto di lavoro, nonché per promemoria aziendali ufficiali e documentazione digitale. In effetti, le e-mail archiviate vengono talvolta utilizzate come prove in casi legali. Quando scrivi o rispondi a un’e-mail, utilizza un formato e un tono di lettera commerciale professionale. Supponi che qualcuno all’esterno dell’azienda possa leggere il tuo messaggio in un secondo momento. Non includere contenuti personali o altrimenti imbarazzanti nel corpo del tuo messaggio. Per quanto riguarda la funzione “Rispondi a tutti”, non è necessario copiare tutte le persone dell’organizzazione su un problema che può riguardare solo te e il tuo manager. Alcune aziende potrebbero anche tenere un registro dei messaggi istantanei. Usa un inglese corretto e rispettoso quando invii messaggi istantanei con i tuoi colleghi.
Cellulari e smartphone
L’uso di base del telefono cellulare per la comunicazione vocale è onnipresente, ma anche gli smartphone stanno diventando sempre più popolari. Un articolo del maggio 2011 sul sito web Small Business Trends ha citato un sondaggio di Portfolio.com che mostra che il 37% degli intervistati nelle piccole e medie imprese ha utilizzato gli smartphone nell’anno precedente, riflettendo un allontanamento dai tradizionali computer desktop e laptop. Se il tuo posto di lavoro fa parte di questa tendenza, fai attenzione a sacrificare la tua capacità di svolgere adeguatamente le tue mansioni lavorative. Ad esempio, la tastiera in miniatura sugli smartphone può rendere difficile la composizione di un messaggio e il risultato finale è un’e-mail incompleta o piena di abbreviazioni confuse. Non provare a comporre documenti aziendali importanti su uno smartphone. Attendi invece di utilizzare l’elaboratore di testi completamente funzionante sul tuo computer. Inoltre, prova a utilizzare il tuo telefono cellulare solo per attività lavorative, salvando le chiamate personali per le emergenze.
Social Networking
I siti di social media come Facebook e Twitter offrono alle aziende l’opportunità di indirizzare la pubblicità in modo economico a un pubblico specifico di consumatori. Molte aziende assumono personale esperto di tecnologia con esperienza nel social networking e che fornisce assistenza ai clienti tramite questo mezzo. Michael Thomas è il direttore dei social media presso BlueEyed Digital Marketing. Ha scritto “How to Practice Social Media Etiquette” per Social Media Today nell’agosto 2011. Alcuni dei suoi suggerimenti sono di buon senso commerciale, come digitare “ciao” o “arrivederci” quando si interagisce con i clienti o essere onesti, ma valgono un promemoria. Ancora più importante, Thomas consiglia di essere chiari con le comunicazioni sui social media, ma di fare molta attenzione a ciò che dichiari online. Non condividere le attività aziendali interne con il mondo esterno, soprattutto se i colleghi hanno profili personali e fanno amicizia o si connettono al profilo pubblico del social networking sul posto di lavoro.
Uso del computer
Le aziende acquistano e utilizzano sempre più la tecnologia per aumentare la produttività attraverso l’automazione e per ridurre altre spese, come la manodopera. Se utilizzi un desktop o un laptop sul posto di lavoro, assicurati che sia per la maggior parte delle attività aziendali. Alcune piccole imprese possono affittare o noleggiare apparecchiature informatiche e non si desidera che documenti e foto personali appaiano sul disco rigido se il PC necessita di manutenzione o deve essere restituito alla società di noleggio dell’attrezzatura. Inoltre, non installare giochi e altre applicazioni di intrattenimento che potrebbero rallentare i programmi critici per l’azienda. Infine, non utilizzare il PC sul posto di lavoro per cercare un altro lavoro o eseguire un concerto secondario al lavoro. Alcune aziende vietano persino di inserire voci su un blog personale durante l’orario lavorativo.