La disciplina progressiva dei dipendenti nella tua piccola impresa è una risposta a una cattiva condotta o ad altri comportamenti che non seguono la politica aziendale e possono avere un impatto negativo sui tuoi profitti. Per infrazioni minori delle linee guida, i dipendenti possono ricevere una consulenza orale, quindi una per iscritto, nel tentativo di correggere il comportamento. Se questo non ha l’effetto di adattare le azioni di un dipendente nella misura in cui hai delineato durante la consulenza, viene utilizzato un rimprovero scritto, che è una forma di disciplina più forte, nel tentativo di aiutare il dipendente a migliorare.
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La chiave per una disciplina efficace è registrare i dettagli sul comportamento che si desidera correggere. Prima di amministrare un rimprovero scritto, registra per iscritto casi di cattiva condotta, inclusa la data, l’ora, il dialogo che si è verificato e chi era presente. Se parli con il dipendente nel momento in cui viene mostrato il comportamento, documenta i dettagli sulla tua discussione, come le aspettative che hai verbalizzato e il tipo di disciplina che potrebbe verificarsi se il miglioramento non viene osservato. Conserva i tuoi appunti quotidiani in un file informale da incorporare nel tuo rimprovero formale. Per bilanciare la tua obiettività, registra anche esempi di comportamento positivo.
Descrivi la cattiva condotta
Quando sei pronto per creare il rimprovero scritto, assicurati che sia trascorso abbastanza tempo dalla consulenza orale per dare al dipendente il tempo di migliorare. Se durante l’ultima riunione è stata fissata una data di follow-up, somministrare il rimprovero scritto immediatamente successivo, se non si nota alcun miglioramento. Nel documento disciplinare, descrivi la condotta scorretta che è stata osservata personalmente da te o i reclami ricevuti dalla direzione, dai colleghi o dai clienti. Includi i dettagli delle tue note in modo che il dipendente capisca che stai citando istanze documentate. Ad esempio, comunica al dipendente la data e l’ora in cui hai osservato commenti maleducati diretti a un cliente e una descrizione accurata di ciò che è stato detto.
Aspettative dettagliate
Descrivi le tue aspettative al dipendente per iscritto. Per ogni tipo di condotta scorretta, elenca come dovrebbe comportarsi il dipendente. Ad esempio, spiega che, iniziando immediatamente, il dipendente tratterà tutti i clienti con rispetto, indipendentemente dalla situazione. Se il dipendente non è in grado di gestire una situazione del servizio clienti, devi essere contattato immediatamente per ricevere assistenza. Se il lavoratore ha bisogno di ulteriore formazione, come lezioni di gestione della rabbia, spiega il corso per iscritto nel rimprovero. Discuti i dettagli con il dipendente durante la riunione, ma indica anche le informazioni nella tua disciplina formale.
Spiega le conseguenze
Le conseguenze di un comportamento scorretto futuro devono essere chiaramente spiegate nel rimprovero scritto. Poiché il dipendente potrebbe essere stato consigliato in precedenza per lo stesso comportamento, il rimprovero deve dichiarare che una futura cattiva condotta può comportare un’ulteriore disciplina fino al licenziamento incluso. Se il dipendente viene successivamente licenziato, il rimprovero servirà da documentazione a supporto dell’azione. Crea righe di firma per te e per il dipendente e firma e data il documento durante la riunione. La firma del dipendente indica la ricezione della disciplina e delle conseguenze future, non l’accordo.