Mantenere una buona documentazione aziendale può mantenere un’azienda su solide basi finanziarie e proteggerla dalle controversie con clienti e creditori. Può anche aiutare nella preparazione delle tasse e nella difesa della verifica fiscale, se necessario. Sebbene siano solo una piccola parte del processo di tenuta dei registri, il monitoraggio e l’archiviazione delle fatture possono aiutare a bilanciare un budget e gestire le funzioni della contabilità fornitori e della contabilità clienti dell’azienda.
Fatture pagabili
Quando un fornitore, venditore, appaltatore o prestatore di servizi ti invia una fattura, registra la transazione in una copia cartacea o in un libro mastro contabile elettronico o in un programma. Allegare una copia della richiesta d’ordine di acquisto e della documentazione di assegno o trasmissione elettronica. Se la fattura viene fatturata a un determinato individuo o reparto, annotarlo sulla fattura per scopi di tracciabilità e registrazione. Questo processo aiuterà con la definizione del budget e fornirà la prova del pagamento, se necessario.
Fatture da ricevere
Quando invii una fattura a un cliente o cliente, registra la transazione e allega una copia dell’assegno o del pagamento elettronico quando ricevuto. Se devi inviare più fatture successive prima di essere pagato, allega ogni documento successivo all’originale per stabilire una traccia cartacea. Includere anche copie della corrispondenza con il cliente errante, come avvisi di ritardi o solleciti di obblighi contrattuali.
Scopo della conservazione delle fatture
Conservare le fatture può aiutarti a dimostrare la validità dei rendiconti di profitti e perdite con l’Internal Revenue Service degli Stati Uniti se sei selezionato per una verifica, oltre a supportare i guadagni e le detrazioni dichiarati. Avere un archivio delle fatture può anche aiutare con la preparazione delle tasse, il monitoraggio delle spese e il budget aziendale complessivo. I registri finanziari di tutti i tipi possono aiutarti a valutare meglio e a controllare autonomamente la tua attività per garantire una pianificazione finanziaria e procedure contabili sane.
Orari di fatturazione
L’IRS consiglia di conservare le fatture che aiuteranno a comprovare il reddito aziendale o le detrazioni durante l’intero periodo di prescrizione per quando i registri fiscali possono essere modificati o rivisti. Questo è generalmente da tre a sette anni, a seconda delle circostanze. Grafici dettagliati possono essere trovati nella pubblicazione IRS 583, Tabella 3, Periodo di limitazioni, che si trova nella sezione dei riferimenti di questo articolo. Puoi scegliere di conservare i registri più a lungo in base alla natura della tua attività e ai tuoi rapporti individuali cliente / fornitore e agli accordi di pagamento. Ad esempio, se hai un contratto di 10 anni con un cliente, può essere utile tenere un registro di tutta la contabilità durante il periodo contrattuale.