Il risultato della rete di computer, della progettazione di database e dei progetti di sviluppo software non solo influisce su ogni aspetto della tua attività, ma influisce anche sui tassi di sopravvivenza a lungo termine. Nonostante ciò, i progetti IT sono spesso difficili da gestire con successo. Per prima cosa, i project manager IT sono spesso responsabili del coordinamento delle attività di più team, nonché del coordinamento delle comunicazioni all’interno e tra i team e del reporting agli stakeholder del progetto. Per questi motivi, un approccio disciplinato e un piano di comunicazione ben sviluppato sono fondamentali per una gestione efficace dei progetti IT.
Obiettivi della strategia di comunicazione
Una buona strategia di comunicazione del progetto IT crea un ambiente che semplifica la collaborazione dei membri del team per ottenere il risultato atteso. Una buona comunicazione non solo garantisce che i team comprendano i loro compiti e responsabilità specifici, ma si assicurano anche che ogni membro del team capisca come anche il compito più piccolo contribuisce – ed è vitale – a un risultato positivo. Inoltre, una strategia chiara è vitale per identificare e risolvere i problemi prima che diventino questioni significative e per mantenere le parti interessate del progetto nel ciclo del progetto.
Canali di comunicazione
La chiave per una strategia di comunicazione di successo è un piano in cui le informazioni fluiscono costantemente nella giusta direzione. Per una piccola impresa senza stakeholder esterni, un piano efficace spesso separa le comunicazioni in canali ascendenti e discendenti. Il canale ascendente, utilizzato per la segnalazione al proprietario dell’azienda, identifica in genere i problemi che i team devono affrontare e include rapporti di alto livello su avanzamento, pianificazione e distribuzione. Il canale discendente stabilisce modelli e metodi per la comunicazione tra e all’interno dei team. Ad esempio, i canali discendenti in un progetto di sviluppo software in genere definiscono il modo in cui i membri del team comunicano agli altri problemi come le eccezioni di codifica, comunicano i risultati dei test del software e passano i moduli software completati lungo il percorso di sviluppo del progetto.
Importanza delle comunicazioni costanti
Processi compartimentalizzati, scadenze critiche e flussi di lavoro progressivi caratteristici dei progetti IT sottolineano l’importanza delle comunicazioni quotidiane. Sebbene gli aggiornamenti settimanali siano spesso sufficienti per discutere i problemi e valutare i progressi nella maggior parte dei tipi di progetti aziendali, i progetti IT richiedono comunicazioni quasi costanti all’interno e tra i team. Per soddisfare queste esigenze di comunicazione speciali, un piano di comunicazione del progetto IT dovrebbe affrontare i modelli di reporting, identificare chiaramente chi riferisce a chi e fornire una varietà di metodi di comunicazione.
Strumenti di comunicazione comuni
Un buon piano consente diversi modi in cui un project manager IT può comunicare con stakeholder e team, nonché diversi modi in cui i team possono comunicare con il project manager e tra loro. Tra gli strumenti di comunicazione più comuni ci sono riunioni faccia a faccia, e-mail, messaggistica istantanea e documentazione scritta come documentazione sui problemi e registri di test. Le riunioni formali iniziano con un ordine del giorno e terminano con i verbali delle riunioni pubblicati. Inoltre, un dashboard basato sul Web è uno strumento di comunicazione utilizzato da molti project manager IT per facilitare le comunicazioni e fornire ai team un’istantanea visiva costante dello stato generale di un progetto.