L’uso del cellulare è un requisito per molti tipi di lavoro. Alcune piccole aziende forniscono ai dipendenti i telefoni cellulari e consentono un uso personale limitato, mentre altre preferiscono rimborsare ai dipendenti i costi delle loro chiamate di lavoro e alcuni o tutti i canoni mensili del contratto. Nel settembre 2011, l’Internal Revenue Service ha emanato le linee guida fiscali per le politiche di rimborso dei cellulari, che le aziende di tutte le dimensioni devono seguire per rimanere conformi alla legge.
Rimborso per chiamate
Una politica di rimborso del cellulare aziendale può funzionare in diversi modi. Un’opzione è che l’azienda rimborsi solo il valore delle chiamate di lavoro effettive. In base a questo tipo di politica di rimborso, il dipendente invia ogni mese una copia del proprio account di cellulare, evidenziando le chiamate effettuate per motivi di lavoro e registrando il destinatario della chiamata e il motivo. L’azienda rimborsa il dipendente con un assegno o aggiungendo il valore del rimborso al suo compenso per il periodo successivo. Questa forma di rimborso non è imponibile per il dipendente e non copre i costi di manutenzione del cellulare.
Copertura mensile del contratto
Se un dipendente utilizza il cellulare per sostanziali scopi commerciali “non compensativi”, ad esempio per essere disponibile per l’azienda a contattarlo in qualsiasi momento, il datore di lavoro può rimborsare l’intero valore del contratto mensile del cellulare, nonché il costo del chiamate. In alternativa, se il dipendente ha un piano telefonico che include il costo delle chiamate e queste chiamate vengono effettuate sostanzialmente per scopi aziendali, può essere rimborsato l’intero costo del piano. A condizione che l’importo rimborsato non superi il valore del conto totale del cellulare, il rimborso non è tassabile. Questa politica richiede anche la presentazione di estratti conto mensili del cellulare a fini contabili.
Rimborso insolito
Le aziende non dovrebbero mai rimborsare l’intero importo di un account di cellulare mensile senza registrare gli estratti conto mensili, in quanto ciò potrebbe essere considerato un rimborso insolito o un vantaggio accessorio imponibile. Le aziende con una politica che prevede il rimborso completo devono identificare chiaramente se la maggior parte dei costi del cellulare è sostenuta per le imprese, per determinare se il rimborso costituisce salario o reddito aggiuntivo. Se il rimborso è superiore a $ 100 al mese, l’IRS consiglia un attento esame per decidere se si tratta di reddito aggiuntivo e, in tal caso, se è tassabile ai sensi della politica dei benefici marginali De Minimis, che comporta un beneficio di valore minimo fornito occasionalmente ai dipendenti, di solito sotto forma di rimborso.
Sostituzione dei salari
L’IRS disapprova una politica di rimborso del cellulare aziendale che viene utilizzata come metodo per fornire al dipendente un reddito aggiuntivo, nonché una politica che offre il rimborso al posto di una parte del salario. Questo tipo di polizza riduce l’imposta dovuta sui salari inferiori e, anche se il dipendente presenta una dichiarazione mensile con informazioni dettagliate, il rimborso è tassabile. Nel caso di tutte le polizze di rimborso del cellulare, l’azienda deve ottenere una copia dettagliata della bolletta mensile del cellulare dal dipendente da conservare come registrazione finanziaria del motivo del rimborso.