Riuscite a immaginare la vostra attività come un’organizzazione fluida? I tuoi collaboratori devono adattare le loro azioni alle diverse situazioni seguendo le regole generali che hai creato per il posto di lavoro. Avere un manuale di politiche e procedure a cui i dipendenti possono fare riferimento in formato cartaceo o online aiuterà i dipendenti a prendere decisioni di routine e manageriali senza consultarti, a meno che tu non voglia essere consultato prima.
Comunicazione esplicita e coerenza
I vostri doppi obiettivi primari nello sviluppo delle politiche e delle procedure aziendali sono la definizione di aspettative chiare e l’ottenimento di risultati coerenti dal vostro personale. La politica dovrebbe fornire ai tuoi dipendenti un’ampia dichiarazione della tua posizione su uno o più aspetti dell’organizzazione. Si utilizzano procedure per spiegare i dettagli di una politica, ad esempio il modo in cui i dipendenti dovrebbero implementare la politica attraverso azioni o decisioni. È possibile fornire alcuni dettagli per diverse situazioni in cui potrebbe essere applicata una politica.
Definizione dei processi
Spiega il lavoro che le persone svolgono nella tua azienda in termini concreti, anche utilizzando elenchi, diagrammi e grafici per migliorare la tua descrizione dei processi di lavoro. Se intendi utilizzare procedure per definire un processo di lavoro, è importante essere specifici. Descrivi i passaggi di un processo utilizzando un linguaggio semplice e fornisci esempi quando appropriato. Se il tuo staff ha una vasta gamma di capacità di lettura, le tue politiche e procedure dovrebbero essere scritte per il lettore medio. Aiuta a pensare ad alcune attività come appartenenti a un sistema più ampio. In un caseificio, ci sono tre tipi di sistemi: un sistema per la raccolta del latte, un sistema di alimentazione delle mucche e un sistema di gestione dei rifiuti, secondo la Penn State University Cooperative Extension.
Copertura delle operazioni principali
Gli imprenditori possono decidere di scrivere un elenco di aree operative che richiedono politiche e procedure scritte. Alcuni sono richiesti dalla legge, come le procedure per la salute e la sicurezza richieste dalla US Occupational Safety and Health Administration. Un manuale dovrebbe includere politiche specifiche per le attività delle risorse umane. I dipendenti dovrebbero essere in grado di trovare facilmente le informazioni nel manuale. Aiutali includendo un sommario e un indice. Inoltre, prendi in considerazione l’aggiunta di illustrazioni, sussidi per il lavoro, riferimenti e altre risorse informative, anche se devi creare un’aggiunta al manuale.
Trovare un equilibrio
Alcuni imprenditori propendono più verso la microgestione rispetto ad altri. Se hai questa tendenza, potresti sviluppare troppe politiche e procedure. I dipendenti potrebbero trovare scoraggiante leggere un manuale con troppi contenuti. Vuoi includere solo ciò che i dipendenti devono sapere. L’imprenditrice e autrice Margaret Heffernan ha scritto nella sua colonna Inc. che un posto in cui lavorava aveva “regole per ordinare articoli di cancelleria, usare la mensa, pulire il frigorifero e riciclare lattine di soda”. Questi tipi di procedure non appartengono a un manuale operativo aziendale. Puoi avvalerti dell’aiuto di dipendenti fidati per aiutarti a eliminare le regole che non si adattano al manuale.