Una delle componenti principali della generazione del flusso di cassa è il pagamento delle bollette da parte dei clienti. Le procedure di vendita e di incasso dei crediti non attendono fino a quando il pagamento è in ritardo. Il processo di riscossione su una fattura di vendita inizia quando la fattura viene generata e termina quando viene ricevuto il pagamento.
Termini di fatturazione
La procedura di incasso inizia con i termini di pagamento indicati in fattura. La fattura dovrebbe avere un’area che delinea i termini del cliente, che possono essere termini di credito di 15 giorni, 30 giorni o qualsiasi tipo di pagamento anticipato come alla consegna o pagamento al momento dell’ordine. La data di scadenza del pagamento deve essere chiaramente indicata, insieme ai metodi di pagamento accettabili. Indica chiaramente le sanzioni per il pagamento in ritardo sulla fattura ed elenca un numero di telefono del servizio clienti per qualsiasi domanda.
Immediatamente scaduto
Una volta che una fattura supera la data di scadenza prevista, invia una lettera di sollecito al cliente. La lettera indica il numero della fattura, la data di scadenza, l’importo dovuto, un numero di telefono del servizio clienti e le eventuali penali aggiunte alla fattura. Se desideri offrire al cliente opzioni di pagamento come il piano di rateizzazione, questo è il punto in cui fornisci tali informazioni al cliente.
Scadenza di 30 giorni
Dopo 30 giorni dalla scadenza, inviare al cliente una lettera certificata indicando che si tratta del secondo avviso nel tentativo di riscuotere in fattura. Sono incluse le informazioni pertinenti dalla lettera immediatamente scaduta, insieme a qualsiasi procedura legale o di incasso che la società intende perseguire se il conto non viene pagato prima che sia scaduto di 60 giorni.
Scadenza di 60 giorni
Invia la comunicazione finale per il pagamento della fattura, comprese le penali e le tasse di ritardo, tramite lettera certificata. Descrivi chiaramente le azioni legali o di riscossione che verranno intraprese e incoraggia il cliente a chiamare il numero di telefono del servizio clienti per risolvere la questione. Un rappresentante della contabilità clienti dovrebbe tentare di contattare il cliente per telefono per ricordargli che il suo account è gravemente scaduto.
Scadenza di 90 giorni
Quando una fattura supera la scadenza di 90 giorni, tutte le attività con il cliente si interrompono. Vendi la fattura a un’agenzia di riscossione o rimandala al team di riscossione interno e invia al cliente una lettera per informarla che il suo account è ora in incasso. Se utilizzi un team di raccolta interno, indica una scadenza per il pagamento finale in una lettera certificata al cliente. Se il cliente non paga entro la scadenza, dovrebbe iniziare l’azione legale.