I conti di piccola liquidità vengono utilizzati dalle aziende per coprire piccole spese varie che non sono facilmente classificabili. Per molti imprenditori, la difficoltà con i conti di piccola cassa è tenere traccia degli acquisti effettuati. Può essere facile per i dipendenti abusare del sistema della piccola cassa se non sono in atto alcuni controlli per tenere traccia delle varie spese. Avere un certo tipo di procedure di verifica di audit può aiutare a garantire che i soldi siano spesi correttamente.
Custode
Assegna una persona a servire come custode del fondo di cassa piccola. In questo modo sarà più difficile per gli altri che hanno accesso al conto di piccola liquidità appropriarsi indebitamente di fondi. La banca depositaria dovrebbe essere responsabile dell’erogazione dei fondi e della registrazione del tipo di transazione e del motivo per cui è stata utilizzata. Un registro in corso che indica l’ora, la data, il destinatario e lo scopo del ritiro sarà utile ai fini della verifica.
Sincronizzazione
Poiché il controllo del conto di piccola cassa sarà nelle mani di una persona, è importante che quella persona sappia che il conto può essere verificato in qualsiasi momento. Ciò aiuta a mantenere la tenuta dei registri aggiornata e trasparente. Un sistema di controlli casuali mantiene onesti il depositario e tutti coloro che hanno accesso al fondo di cassa piccola e li costringe a essere costantemente pronti per la possibilità che tu o un revisore incaricato seguirai le loro attività di tenuta dei registri e di spesa.
Records
Un’accurata tenuta dei registri è essenziale per il processo di audit. Tenere registri dettagliati della transazione in contanti piccoli aiuta a garantire che i saldi siano accurati e riflettano l’effettivo ammontare di denaro nel conto rispetto all’importo di denaro speso. Il registro del custode dovrebbe contenere le ricevute di tutti i prelievi. Dettaglia le ricevute per fornire una ripartizione specifica della spesa e l’ora, la data e il destinatario. Coloro che utilizzano il conto di piccola cassa dovrebbero essere tenuti a conservare la propria copia di tutte le ricevute. L’importo nel fondo di piccola liquidità più le entrate dovrebbe sempre essere uguale all’importo originariamente nel fondo.
Riconciliazione e verifica
La verifica è il passaggio più importante nel processo di audit. I responsabili del processo di revisione dovrebbero verificare tutte le transazioni controllando le ricevute e confrontandole con le registrazioni nel registro del custode. La spiegazione della spesa nel registro dovrebbe essere allineata con l’acquisto stampato sullo scontrino. I revisori dovrebbero conteggiare le entrate e sottrarre il totale dall’importo di piccola cassa originale. La differenza dovrebbe essere lo stesso importo del contante rimanente nel conto di piccola cassa.