Le piccole imprese dovrebbero monitorare il modo in cui i dipendenti guadagnano e utilizzano il tempo di congedo proprio come un’azienda terrebbe traccia di una merce preziosa. Per le piccole imprese con pochi dipendenti, il monitoraggio improprio delle ferie può influire sui profitti interrompendo il personale, aumentando le spese e compromettendo il rispetto dei tipi di congedo regolamentati. Le misure contabili aiutano a far rispettare le politiche di ferie della tua azienda e documentano la fornitura e l’utilizzo delle ferie da parte dei dipendenti.
Lascia le politiche
Le politiche sui tempi di congedo potrebbero coprire i tipi di ferie offerte dalla tua azienda – come malattia, personale, annuale, ferie e ferie – e impostare tassi di maturazione, incrementi di ferie e disposizioni di riporto. Prendi nota della data in cui ogni dipendente diventa idoneo al congedo, in base alla politica della tua azienda. La politica descrive i requisiti per l’autorizzazione, la documentazione e come gestire l’eventuale tempo di congedo rimanente quando i dipendenti si separano dall’azienda. Politiche di congedo chiare e coerenti, inclusa l’identificazione della persona responsabile della tenuta dei registri delle ferie, aiutano a garantire che le procedure contabili producano registri completi e accurati. Le copie firmate delle politiche di congedo negli archivi del personale possono prevenire conflitti sulle procedure di contabilità e documentazione delle ferie.
Piattaforma contabile, documentazione e registrazione
La tua piattaforma di contabilità potrebbe essere un software progettato per la gestione dell’ufficio, il libro paga o la contabilità delle ferie. Un’azienda molto piccola potrebbe utilizzare un foglio di calcolo con formule per eseguire calcoli durante l’immissione dei dati. La tua azienda potrebbe anche utilizzare moduli cartacei per registrare e monitorare le ferie come un registro degli assegni. Determina il tipo di documentazione di cui hai bisogno, come i moduli di congedo firmati e le cartelle del medico, e come devono essere conservati i documenti. I moduli, le firme e le autorizzazioni supportano le informazioni nel tuo sistema contabile.
Elibility e tipi di congedo
Il sistema dovrebbe includere i nomi dei dipendenti, le date di inizio del lavoro e le date in cui i dipendenti diventano idonei per le ferie. Stabilire conti per ogni dipendente che guadagna e utilizza le ferie. Avrai bisogno di categorie per ogni tipo di ferie retribuite offerte dalla tua azienda e i tipi di ferie non retribuite che i dipendenti potrebbero utilizzare, comprese le sospensioni e le assenze senza ferie. Includere disposizioni per identificare i tipi di congedo che potrebbero iniziare come congedo retribuito e diventare un congedo non retribuito, come il congedo di maternità e altri congedi regolati dalla legge sul congedo medico familiare.
Tassi di accumulo e periodi
I tassi di maturazione possono variare in base alla durata dell’impiego o alla posizione. Ad esempio, i dipendenti con meno di un anno con la tua azienda potrebbero maturare quattro ore di congedo per malattia e quattro ore di ferie per ogni periodo di paga di due settimane, mentre i dipendenti con più di un anno con l’azienda ricevono un aumento a sei ore di ogni tipo di congedo maturato durante il periodo di retribuzione. Il tuo sistema dovrebbe includere un meccanismo per inserire le ferie maturate man mano che vengono guadagnate. La data dell’anniversario determina quando vengono applicati tassi di maturazione più elevati.
Incrementi e aggiustamenti
La tua politica di ferie stabilirà gli incrementi di ferie che i dipendenti possono utilizzare. Alcune aziende utilizzano 15 minuti come incremento minimo, mentre altre utilizzano 30 minuti. Le ferie maturate e utilizzate vengono inserite negli incrementi consentiti dalla polizza. Le rettifiche vengono apportate ai totali delle ferie nel record delle ferie di un dipendente. Le ferie maturate vengono aggiunte ai totali. Le ferie utilizzate vengono detratte dai totali. Il totale delle ferie retribuite o non retribuite utilizzate e il totale delle ore di lavoro retribuite devono essere uguali alle ore totali per il normale periodo di retribuzione del dipendente. Apporta le modifiche per riflettere il riporto del congedo all’anno successivo, se consentito, o la perdita del congedo. Le correzioni vengono apportate se viene inserito il permesso richiesto e l’importo effettivamente utilizzato è diverso.