Una varietà di organizzazioni si sottopone regolarmente a controlli per esaminare le proprie operazioni e registrazioni. Gli audit garantiscono che i dipendenti completino le transazioni in base alle politiche contabili dell’organizzazione. Gli audit possono essere interni o esterni. I dipendenti dell’organizzazione eseguono audit interni, mentre le società di revisione esterne eseguono audit esterni. I revisori controllano frequentemente le approvazioni richieste per le transazioni di capitale. Si tratta di transazioni che coinvolgono elementi a lungo termine come immobilizzazioni o debiti a lungo termine.
Separazione dei compiti
Uno dei principi fondamentali del controllo interno è un’adeguata separazione dei compiti. La separazione dei compiti significa che nessuna persona è responsabile delle approvazioni, della custodia dei beni, della registrazione delle transazioni e della riconciliazione dei record. Le organizzazioni più grandi possono disporre di personale sufficiente per limitare ciascuna funzione a una singola persona; tuttavia, le organizzazioni più piccole potrebbero dover affrontare delle sfide a causa delle dimensioni ridotte del personale. Poiché le transazioni di capitale possono presentare il rischio di grandi perdite in caso di furto o frode, i revisori devono verificare che l’organizzazione pratichi un’adeguata separazione dei compiti e segua le linee guida di approvazione stabilite.
Valori
Le linee guida contabili possono richiedere la firma del top management e l’approvazione del consiglio di amministrazione quando un’organizzazione raccoglie capitali emettendo azioni o obbligazioni. Anche investimenti significativi in azioni o obbligazioni di un’altra azienda possono richiedere simili tipi di approvazioni. I revisori devono verificare che la direzione abbia ottenuto le approvazioni richieste prima di completare questo tipo di transazioni. I revisori dovrebbero anche esaminare i conti e la documentazione che registrano le vendite o gli acquisti di titoli e assicurarsi che i certificati e la documentazione delle azioni e obbligazioni acquistate siano conservati in un luogo sicuro.
Le spese
Le operazioni in conto capitale per beni fisici comportano l’acquisizione, la dismissione e l’ammortamento di un bene. A volte le organizzazioni affittano una risorsa; in questo caso, i revisori devono verificare che i dipendenti abbiano ottenuto le approvazioni appropriate e abbiano seguito le regole di registrazione per il contratto di locazione. Oltre a controllare le approvazioni di acquisto richieste, i revisori dovrebbero analizzare le transazioni passate per garantire che i costi di ammortamento, manutenzione e assicurazione siano ragionevoli. I revisori dei conti e i dirigenti dovrebbero inoltre garantire che le spese e gli importi registrati per l’ammortamento e la manutenzione siano in linea con i budget e le spese operative tipiche.
Acquisto
L’esigenza di cercare prezzi competitivi per le spese in conto capitale è inclusa nelle linee guida per gli acquisti di molte organizzazioni. Le organizzazioni più grandi possono avere un processo di offerta formalizzato, mentre le organizzazioni più piccole possono richiedere al personale addetto agli acquisti di controllare e documentare i prezzi con più fornitori. La direzione può stabilire soglie e linee guida insieme a una catena di approvazioni basata sui livelli di spesa. In genere, all’aumentare dell’importo della spesa, aumentano il numero e il livello delle approvazioni richieste. Le organizzazioni dovrebbero documentare questo processo di approvazione e i revisori dovrebbero assicurarsi che il personale segua le fasi di approvazione.
Conteggio fisico
Le organizzazioni dovrebbero completare regolarmente un conteggio fisico dei beni strumentali e dell’inventario. La direzione dovrebbe stabilire politiche scritte che annotino la frequenza con cui devono verificarsi questi conteggi, nonché i tipi di informazioni che i revisori o il personale dovrebbero verificare, come l’ubicazione degli articoli e i numeri di serie. Per le apparecchiature rimosse dal servizio, i revisori devono anche confermare che il personale dell’organizzazione ha seguito il processo di approvazione richiesto per lo smaltimento dei beni strumentali.