Microsoft Excel e Microsoft Access memorizzano entrambi i dati utilizzati per scrivere un report finanziario. Tuttavia, Excel ha più opzioni integrate per generare rapidamente un report da una piccola quantità di dati finanziari. L’accesso è più adatto quando è necessario combinare grandi quantità di dati per creare un report complesso.
Database piatti e relazionali
Excel è un programma software per fogli di calcolo e Access è un programma software di database, ma entrambi possono essere utilizzati per memorizzare i dati in modo simile. Un database “semplice” memorizza una singola tabella con campi di dati in ogni record; questi sono funzionalmente identici alle colonne di dati e alle righe di un foglio di calcolo. Un database “relazionale” collega più tabelle di dati insieme, utilizzando le informazioni nella prima tabella per raccogliere informazioni da altre tabelle, come il totale delle vendite di tutti i negozi in una particolare area. I database relazionali sono simili alle cartelle di lavoro di Excel che contengono più fogli, ma sono generalmente più flessibili e potenti.
Selezione di una struttura
I database piatti e le cartelle di lavoro a foglio singolo sono il tipo di struttura più comune in Access ed Excel perché la maggior parte dei progetti non dispone di dati o complessità sufficienti per richiedere un database relazionale o una struttura a più fogli. Ma quando la tua azienda deve combinare grandi quantità di dati, un database relazionale è più efficiente. Quando un report finanziario visualizza i dati sommati e calcolati in media in più modi, ad esempio, suddivisioni per regione e tipo di vendita o quando il report deve raccogliere dati da più origini, un database relazionale semplifica il processo se impostato correttamente. Mentre Excel consente la funzionalità del database relazionale, Access fornisce metodi più potenti e automatizzati per lavorare con quella struttura.
Modelli
Excel e Access includono entrambi layout preimpostati e strutture di database per esigenze aziendali comuni. Dopo aver valutato se avrai bisogno di un database semplice o relazionale, esamina i modelli e i database inclusi per vedere se qualcuno di questi corrisponde ai requisiti di ciò di cui avrai bisogno per archiviare e segnalare i tuoi dati. La dimostrazione di ciò che è incluso in ciascuna struttura fornisce dettagli per determinare se i requisiti dei dati sono più adatti per essere archiviati in Excel o Access.
Selezione del software
Sia Access che Excel sono applicazioni altamente complesse che possono richiedere anni di studio per essere completamente padroneggiate, ma Excel ha un vantaggio di facile utilizzo perché le competenze di base del foglio di calcolo sono sufficienti per iniziare con il programma. Se non sei ancora sicuro di quale applicazione sia più adatta alle tue esigenze, inizia con un modello Excel e verifica se funziona bene con i tuoi dati grezzi. Se trovi che stai creando frequentemente nuovi fogli o devi creare calcoli complessi, passa a un database di Access e importa i fogli che hai già creato in Excel. L’accesso in genere richiede più lavoro nella progettazione del layout del prodotto finale, ma consente di risparmiare lavoro durante la creazione delle formule che producono il report.