Le aziende forniscono prodotti o servizi in cambio di denaro. Lo scopo della contabilità è registrare questi scambi o transazioni finanziarie. In poche parole, le transazioni contabili sono registrazioni conservate del denaro in entrata e in uscita dall’attività, nonché del denaro che l’azienda ottiene da mantenere, chiamato profitto. Il team di gestione di un’azienda ha bisogno di un sistema contabile per tenere traccia di tutte le transazioni finanziarie ai fini del processo decisionale e della rendicontazione fiscale di fine anno. Tutte le attività aziendali a cui viene attribuito un valore monetario richiedono una transazione contabile.
Transazioni di reddito
Il denaro che entra in un’impresa, noto come reddito, è il risultato del denaro guadagnato per il prodotto o il servizio fornito ai clienti. I contabili creano fatture, che generano transazioni registrate nella contabilità generale, manualmente o con il software di contabilità. Queste transazioni registrano il reddito previsto, noto come “contabilità clienti”. Quando il cliente paga la fattura, questa transazione genera un’altra registrazione riflessa nella contabilità generale, che compensa la prima registrazione.
Transazioni di spesa
Il denaro che esce dall’attività, noto come spesa, è il risultato del denaro speso per acquistare i materiali e la manodopera necessari per generare il prodotto o il servizio. Le spese si suddividono in più categorie; spese dirette relative alla creazione di prodotti, spese generali relative alla gestione di un’impresa, come utenze, affitto e altre spese simili e pagamenti di prestiti utilizzati per beni o capitali. Queste attività hanno transazioni contabili ad esse associate.
Utile o perdita
La formula di base per determinare l’utile o la perdita di un’azienda è sottrarre le spese dal reddito e ciò che resta determina se la società ha realizzato un profitto o meno. Quando il reddito è maggiore della spesa, c’è un profitto. Quando la spesa è maggiore del reddito, c’è una perdita. Questo calcolo è il risultato di attività commerciali che coinvolgono transazioni contabili di entrate e uscite.
Contabilità
Le aziende hanno diversi tipi di strutture che determinano il tipo di rendicontazione contabile e finanziaria che si verifica. Tutte le società devono presentare le tasse di fine anno al governo federale, in base ai loro periodi fiscali. Ciò richiede di tenere traccia di tutte le attività aziendali che hanno un valore e di riportare queste informazioni all’Internal Revenue Service alla fine dell’anno fiscale. Prima dei computer, i contabili tenevano questi registri manualmente in grandi libri mastri, chiamati “libri”. Questo sistema, oggi impiegato dal software, prevede due registrazioni per ogni transazione, una sul lato del credito dei libri e uno sul lato del debito dei libri.