Sarebbe fantastico se tutte le questioni aziendali fossero condotte sulla base della fiducia. Venditori e fornitori presenterebbero fatture per il numero esatto di ore lavorate o per la tariffa del progetto concordata. Sfortunatamente, a causa della supervisione o della cattiva volontà, le fatture che attraversano la tua scrivania potrebbero essere imprecise, duplicate o addirittura fraudolente. Di conseguenza, le fatture devono essere riviste attentamente prima di essere approvate. La creazione di una lista di controllo per l’approvazione delle fatture aiuta a proteggere la tua azienda da errori di pagamento e sviste.
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Controllare la descrizione del lavoro svolto per assicurarsi che rifletta ciò che è stato completato. Alcuni fornitori potrebbero fatturarti per il lavoro che non è stato ancora completato. Ancora peggio, potresti trovare elencato su una fattura lavoro che è stato pagato da una fattura diversa.
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Verificare con il project manager o il capo dipartimento per assicurarsi che il lavoro sia stato completato in modo soddisfacente. Se un venditore ha sbagliato un incarico, si consiglia di trattenere il pagamento fino a quando il lavoro non è stato portato a standard.
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Guarda le date che compaiono negli elementi pubblicitari sulla fattura. Confronta quelle date con le date di fatture passate in un altro tentativo di evitare che lo stesso lavoro venga fatturato due volte.
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Controlla il nome, l’indirizzo e il codice fiscale del venditore per assicurarti che corrisponda ai documenti del tuo appaltatore. Se una qualsiasi delle informazioni non corrisponde, contattare il venditore per una spiegazione. Qualsiasi modifica del nome o dell’indirizzo del fornitore è un dato cruciale. Un codice fiscale irriconoscibile può essere un errore di battitura o riflettere un cambiamento nella proprietà del fornitore. Ma c’è sempre la possibilità che il venditore sia coinvolto in imbrogli finanziari. Anche se potrebbe non essere tua responsabilità agire in tal caso, è meglio essere avvisati.