La responsabilità è una parte importante del business e i report descrivono le azioni intraprese in un determinato periodo di tempo, insieme ai loro risultati. È possibile scrivere rapporti aziendali per un pubblico interno, come un capo divisione, o un pubblico esterno, come un gruppo di finanziamento delle sovvenzioni. Indipendentemente dalla funzione, i report aziendali hanno temi comuni. Determina l’ambito del tuo rapporto, raccogli informazioni su attività e finanze, trai conclusioni sul tuo successo complessivo e discuti la risoluzione delle sfide in modo professionale e coinvolgente.
Attività
L’inizio del documento dovrebbe indicare le attività nell’ambito del report, sebbene sia anche corretto fornire una breve cronologia della propria attività, quindi passare dal quadro generale ai dettagli. Ad esempio: “Humane Solutions è stato lanciato nel 2005. Il nostro scopo è rimuovere la fauna selvatica dalle abitazioni commerciali e residenziali in modo efficace ma compassionevole. Questo rapporto si concentra sulle nostre attività di rimozione degli uccelli 2012-13 volte a prendersi cura di uccelli malati e feriti e a trasferire le catture sane nei santuari “. Specifica le tue attività in forma narrativa, elenchi puntati o grafica semplice. Evita le descrizioni dettagliate che apparirebbero in un piano di lavoro.
successi
Un report aziendale evidenzia i tuoi successi. I risultati positivi possono essere formativi o sommativi. I risultati formativi si concentrano sui processi e sui primi risultati, come la creazione di un sistema di catalogazione degli uccelli, l’esecuzione di diagnosi mediche su tutti gli animali catturati e lo sviluppo di un sistema di rinvio al santuario, utilizzando l’esempio di cui sopra. I risultati sommativi affrontano gli effetti. Ad esempio: la cattura di 208 uccelli invasori, la riabilitazione di circa il 72% degli animali malati o feriti e il trasferimento dell’86% degli uccelli nei santuari entro un mese dalla cattura. Prenditi il merito del maggior numero di miglioramenti possibile, ma scegli risultati significativi, non banali. Se riferisci periodicamente a intervalli prestabiliti, chiarisci cosa è stato ottenuto durante quel periodo specifico.
Le sfide
La definizione di successo è superare le sfide. Pertanto, il tuo rapporto commerciale dovrebbe anche affrontare gli ostacoli incontrati nei tuoi sforzi. Non sei riuscito a gestire alcuni trattamenti internamente e hai dovuto indirizzare gli animali a un veterinario? I santuari avevano determinate finestre di accettazione a cui dovevi aderire, richiedendoti di ospitare alcuni uccelli per un periodo di tempo prolungato? Segui immediatamente la tua discussione sulle sfide con le risoluzioni. Anche nelle situazioni in cui stai ancora sviluppando soluzioni, condividi i tuoi progressi, inclusi il brainstorming, la ricerca, i protocolli o lo sviluppo di capacità.
finanza
Una componente importante della responsabilità è il modo in cui la tua azienda spende i soldi per portare a termine i suoi sforzi. Dopo la conclusione del rapporto, potrebbe essere necessario un addendum che affronti le finanze. Per i progetti, ripetere il budget originale e aggiungere una colonna denominata “spese fino ad oggi” o “spese finali”. I lettori potranno vedere in che modo i costi effettivi si riferiscono al tuo piano precedente. Spiegare le principali discrepanze, compresi i costi imprevisti. Per i report sulle attività aziendali di livello superiore, è possibile includere un conto economico o uno stato patrimoniale che mostri chiaramente i punti di forza e di debolezza finanziari della propria azienda.