La comunicazione di qualità è l’atto di trasmettere e ricevere efficacemente messaggi da e verso gli altri, secondo MindTools. La comunicazione negli affari è particolarmente importante perché sono in gioco i soldi, i clienti e il benessere dell’azienda. Ogni azienda ha bisogno di linee e processi di comunicazione stabiliti in modo che dipendenti e dirigenti trasmettano efficacemente i messaggi alle persone giuste. Senza di esso, gli uffici possono diventare disorganizzati, caotici e stressanti. Esistono diverse linee di comunicazione per promuovere l’apertura a un ufficio.
Linea di potere
Ogni dipendente dovrebbe sapere con chi parlare, che si tratti di una domanda relativa all’attività o altro. Stabilisci una linea di potere di comunicazione in modo che nessuno rimanga inascoltato sul posto di lavoro.
Esprimi tutte le preoccupazioni al tuo punto di contatto a meno che tu non abbia un problema serio con qualcosa che sta facendo il tuo contatto, nel qual caso vai direttamente alla persona successiva.
Se sei il punto di contatto di un dipendente, assicurati che i tuoi dipendenti sappiano che non tutto ciò che ti dicono lo farà per i dirigenti, ma potrebbe. Ciò incoraggerà le persone a pensare prima di esprimere in modo che possano comunicare in modo rispettoso e favorevole all’amministratore delegato.
Se sei un punto di contatto o un supervisore, informa i subordinati prima di trasmettere una delle loro preoccupazioni al tuo supervisore. Soprattutto per rispetto, questo manterrà il tuo rapporto con i dipendenti sano e comunicativo.
Mantieni una politica della porta aperta. Assicurati che coloro che ti rispondono sappiano che possono contattarti con dubbi tramite e-mail, telefono o visita in ufficio con il dovuto preavviso.
Linea di tecnologia
La tecnologia è il principale veicolo di comunicazione nel mondo degli affari, quindi è necessario considerare e mettere in pratica diverse cose prima di trasmettere messaggi importanti tramite telefono o e-mail.
Prima di chiamare il tuo punto di contatto, prendi appunti in modo da avere un piano coerente per trasmettere il tuo messaggio. Le note dovrebbero includere un saluto, uno scopo, una spiegazione e un invito all’azione. Una telefonata ben organizzata richiederà risultati e raccoglierà rispetto dal tuo punto di contatto. Parla in modo chiaro e sicuro.
Scrivere un’e-mail per porre una domanda o trasmettere un messaggio può essere una linea di comunicazione efficace se eseguita correttamente. Un’e-mail aziendale dovrebbe essere concisa, di tono cordiale e sufficientemente lunga per far capire in modo efficace il punto. Indica lo scopo dell’email nella prima frase, quindi usa il corpo per rispondere a qualsiasi domanda o spiegare ulteriormente la dichiarazione di apertura. Il messaggio dovrebbe chiudersi con un breve riepilogo, una firma e il tuo nome.
Comunicazione di persona
Comunicare di persona implica la comunicazione verbale e non verbale, ed entrambi sono essenziali per la comunicazione sul posto di lavoro e lavorano insieme nel parlare e nell’ascoltare. Il verbale senza il non verbale è come avere carta e penna. Che si tratti di una riunione di lavoro, di un’interazione casuale o di una presentazione, esistono diverse tecniche verbali e non verbali che miglioreranno notevolmente la comunicazione in ufficio.
Quando parli, parla e usa un tono chiaro e sicuro. Non utilizzare riempitivi come “um” e “uh”. Fai molte domande. Se inizi la conversazione, sappi esattamente cosa stai per dire, quindi dai all’altra persona la possibilità di parlare mentre ascolti attentamente.
Avvicinati parlando in modo logico, non appassionato. Usa parole neutre che trasmettano ancora il tuo messaggio. È probabile che le persone prendano sul serio un uomo d’affari equilibrato più di un uomo d’affari appassionato e irrazionale. Sii chiaro ma con tatto.
Ascolta visivamente. La tua comunicazione non verbale dice tanto quanto la tua comunicazione verbale. Mentre qualcuno sta parlando, alzati in piedi, annuisci in segno di comprensione e sorridi o mantieni uno sguardo cordiale sul tuo viso.