Le dichiarazioni del fornitore non corrispondono sempre ai prodotti effettivi ricevuti. Alcune aziende commettono l’errore di basare i dati sull’inventario sul numero di prodotti che i fornitori affermano di aver spedito. Secondo Lavante, le aziende tradizionali controllano solo il 5-20% dei loro fornitori. Ciò si traduce nel recupero di 1 milione di dollari per ogni miliardo di dollari controllato. Il controllo di una percentuale più alta di fornitori potrebbe produrre ancora più risparmi. Segui alcune semplici regole per controllare le dichiarazioni del fornitore.
Fatturazione duplicata
Controllare le dichiarazioni del fornitore per assicurarsi che non vi siano duplicati. A volte i fornitori riemettono una dichiarazione se non hanno ricevuto il pagamento. La tua azienda potrebbe commettere l’errore di pagare entrambe le dichiarazioni, sebbene si riferiscano allo stesso set di merci. La prima regola delle dichiarazioni di controllo è verificare la presenza di fatturazioni duplicate.
Crediti mancanti
Avrai crediti provenienti dai fornitori per prodotti mancanti in una spedizione, prodotti danneggiati e resi. Dovresti generare documenti alla fine della transazione che mostri la richiesta di questi crediti. Controlla i tuoi documenti con i crediti del fornitore per vedere se hai ricevuto tutte le detrazioni dalla bolletta che avresti dovuto ottenere. La seconda regola di controllo delle dichiarazioni del fornitore è assicurarti di ottenere tutti i crediti che hai in arrivo.
Pagamenti mancanti
I fornitori possono commettere errori nell’elaborazione delle dichiarazioni. Controlla i tuoi record di pagamento con quelli che il fornitore ha applicato al tuo account. Dovrebbe esserci una corrispondenza del 100 percento. Se trovi un pagamento che non è stato accreditato, supporta la tua richiesta al venditore con un assegno annullato o una verifica bancaria che il pagamento sia stato effettuato elettronicamente. La regola qui è non accettare mai la contabilità del venditore per i pagamenti ricevuti come indicazione dei pagamenti che hai inviato.
Addebiti finanziari
Potresti incorrere in spese finanziarie con un venditore che ha un saldo dovuto da te dovuto. Questi addebiti appaiono raramente sulle fatture. Controlla gli estratti conto di un fornitore per scoprire quanto stai maturando in spese finanziarie. La regola per controllare l’accuratezza degli addebiti finanziari può farti risparmiare denaro.
Fatture mancanti
L’estratto conto del venditore dovrebbe dettagliare le fatture che ti hanno inviato. Se scopri di non avere tutte le fatture che secondo l’estratto conto dovresti avere, il venditore potrebbe averti addebitato qualcosa che non hai ricevuto.
Discrepanze di importo
Forse la regola più importante per controllare le dichiarazioni del fornitore è assicurarsi di mostrare lo stesso numero di unità ricevute come il venditore mostra spedite. È necessario disporre di una procedura per il check-in delle spedizioni e confrontare i documenti di ricezione con gli estratti conto del fornitore. Potresti pagare per merce che non è mai arrivata.