Gli amministratori della maggior parte del settore privato, l’assicurazione sanitaria sponsorizzata dal datore di lavoro e i piani di beneficienza hanno l’obbligo legale di distribuire un rapporto annuale di sintesi ai partecipanti al piano. Con l’eccezione di un asilo nido, che non è regolato dal Employee Retirement Income Security Act, questo requisito si estende alle piccole imprese che offrono un piano pensionistico 401 (k) o SEP o un piano di partecipazione agli utili. La conformità è obbligatoria e le sanzioni per inadempienza intenzionale possono includere una multa fino a $ 100,000, la reclusione fino a 10 anni o entrambi.
Distribuzione di una relazione annuale di sintesi
Un rapporto annuale di sintesi è una versione ridotta del rapporto del modulo 5500, che gli amministratori del piano devono presentare al Dipartimento del lavoro per ciascun piano coperto da ERISA. Ad esempio, se un’azienda offre un piano pensionistico 401 (k), un piano di assicurazione sanitaria di gruppo e un piano dentale e visivo, deve distribuire un rapporto annuale di sintesi separato per ciascuno di questi piani. Inoltre, i requisiti di distribuzione si estendono ai piani attivi così come a tutti i piani terminati nell’anno solare precedente.
Tempistica di distribuzione
I regolamenti ERISA stabiliscono che, a meno che un’azienda non richieda e riceva un’estensione di due mesi dall’Internal Revenue Service, gli amministratori del piano devono distribuire un rapporto annuale di sintesi entro l’ultimo giorno del nono mese successivo alla fine dell’anno fiscale dell’azienda. Ciò significa che se l’anno fiscale di un’azienda termina il 31 ottobre, il rapporto deve essere distribuito entro il 31 luglio – o il 30 settembre se è stata concessa una proroga – dell’anno successivo.
Opzioni di distribuzione
Un’azienda ha la possibilità di distribuire una relazione annuale di sintesi utilizzando qualsiasi misura “ragionevolmente calcolata per garantire l’effettiva ricezione del materiale”, anche personalmente, tramite posta o per via elettronica. Esistono, tuttavia, linee guida che devono essere seguite se l’azienda opta per la consegna elettronica. L’amministratore del piano deve fornire preavviso che il rapporto annuale di sintesi verrà inviato elettronicamente e offrire al destinatario una copia cartacea gratuita. Se la relazione annuale di sintesi viene inviata tramite posta elettronica, il destinatario deve poterla accedere sul luogo di lavoro e stamparla gratuitamente. Inoltre, l’amministratore del piano deve assicurarsi che il destinatario riceva effettivamente la relazione annuale di sintesi, ad esempio includendo una richiesta di ricevuta di ritorno.
Variazioni di contenuto
Il contenuto di un rapporto annuale di sintesi varierà in base alle informazioni contenute nel corrispondente rapporto annuale del piano sanitario o previdenziale Modulo 5500. Indipendentemente da ciò, tuttavia, ciascuno di essi ha un formato specifico che deve seguire la relazione annuale di sintesi e le informazioni finanziarie specifiche che ciascuno deve includere. Ad esempio, una relazione annuale di sintesi per un piano pensionistico deve includere un rendiconto finanziario di base che identifichi le spese del piano, il valore delle attività del piano, una dichiarazione dell’attuario che indica se è stato versato abbastanza denaro al piano per mantenerlo finanziato in conformità con il minimo standard di finanziamento di ERISA e una sezione che delinea i diritti di un partecipante a informazioni aggiuntive.