Le ricevute e le fatture spesso leggono “Si prega di conservare per proprio archivio”. Quando arriva la stagione delle tasse, o se sei mai stato controllato dall’Internal Revenue Service, sarai contento di aver ascoltato. Le aziende devono tenere registri per molti scopi: le tasse sono solo uno. A seconda della tua attività, della sua ubicazione o anche delle tue esigenze, potresti dover salvare molti tipi di documenti. C’è una ragione per cui l’archiviazione di documenti aziendali è diventata un’attività a sé stante.
Documenti finanziari
Se sei sotto il controllo dell’Internal Revenue Service, tutti i documenti, le ricevute e le fatture relative alle tue spese aziendali sono necessari. Se qualcuno intraprende viaggi di lavoro, acquista forniture o effettua altre transazioni per conto dell’azienda, avrai bisogno di una documentazione completa di questi. Inoltre, dovresti avere registrazioni accurate dei tuoi afflussi. Conserva i registri delle fatture pagate, delle rimesse, delle transazioni, dei rendimenti degli investimenti e di qualsiasi altra fonte di entrate per la tua azienda.
File delle risorse umane
Conserva i file su tutti i dipendenti presenti e passati. Non sai mai quando potresti averne bisogno per una causa inaspettata o conforme alle normative come un’indagine della Commissione per le pari opportunità di lavoro. I fascicoli dei dipendenti devono aver completato le domande di assunzione standard, la documentazione di eventuali azioni disciplinari, documenti sui salari, curriculum, registri sui salari, questionari EEOC, eventuali contratti di lavoro o riconoscimenti di regole e qualsiasi altro documento utilizzato dalla tua azienda.
Compliance
Molti settori sono tenuti a rispettare le rigide linee guida normative degli enti governativi. I broker di valori mobiliari hanno una stretta supervisione da parte della Securities and Exchange Commission, le strutture sanitarie vengono esaminate dai loro dipartimenti sanitari statali ei ristoranti devono affrontare ispezioni sanitarie della contea. Qualunque sia il tuo settore, tieni traccia di tutte le azioni o passaggi che intraprendi per mantenere la conformità richiesta. I ristoranti che aggiornano una cappa di ventilazione sono intelligenti per conservare i registri degli acquisti. Gli ospedali che adottano misure disciplinari contro un’infermiera che è venuta a lavorare ubriaca devono tenere registri accurati, al fine di evitare la disciplina. Gli operatori sanitari devono inoltre conformarsi alle normative federali in materia di informazioni sanitarie e privacy conservando i registri in modo confidenziale e sicuro dopo aver visto un paziente.