Il sistema che utilizzi per creare il tuo budget ti consente di prevedere quanto denaro spenderai in aree specifiche dell’attività aziendale. Poiché le stime del budget non sono sempre accurate e poiché la situazione della tua azienda può cambiare tra il momento delle stime e il momento in cui incorri le spese, in molti casi le tue spese differiranno dagli importi preventivati. Il sistema di controllo delle spese limita le differenze e richiede un’autorizzazione con una spiegazione dei motivi delle grandi discrepanze.
Abbattimento dei costi
Sebbene il tuo budget abbia un totale complessivo, devi suddividere i costi in tipi e voci separati per tenere traccia delle spese. Inizia stabilendo categorie di costi come pubblicità, stipendi, benefici e produzione. Suddividere ulteriormente i costi in base al livello dei contratti per i principali fornitori e i costi che hanno caratteristiche simili. Ad esempio, i costi pubblicitari potrebbero includere i costi per annunci radiofonici, annunci stampati e volantini e per la tua azienda di pubbliche relazioni. Se si utilizza un software per la definizione del budget, il sistema di solito include un framework in cui è possibile stabilire gruppi di costi e voci di costo. Se utilizzi un sistema cartaceo o un software generico come fogli di calcolo, puoi stabilire tu stesso le voci di costo.
Preparazione del budget
Dopo aver stabilito singole voci di costo per il budget, è possibile compilare le stime dei costi che costituiscono i totali. I numeri del periodo di bilancio precedente sono un punto di partenza per queste stime. Il tuo sistema di budget ha record passati. Puoi verificare cosa è cambiato e regolare di conseguenza i numeri dei periodi passati. Per le nuove voci di budget che non hanno record precedenti, è possibile utilizzare importi per tipi di costi simili, importi standard da pubblicazioni di settore o prezzi ottenuti dai fornitori.
Reporting dei costi
Per tenere traccia dei costi in modo efficace, il sistema di spesa deve raccogliere rapporti sui costi che corrispondano alle voci di budget. Il sistema di budget in genere dispone di codici per categorie di costi e voci di costo. Ad esempio, la produzione potrebbe essere il codice 5000, mentre la manodopera è il codice 5100 e la manodopera della catena di montaggio è 5120. Impostare il sistema di spesa per tenere traccia dei costi preventivati con gli stessi codici. Ad esempio, ogni volta che vengono pagati gli stipendi per il lavoro in catena di montaggio, il sistema di spesa raccoglie tutti i costi secondo il codice 5120.
Monitoraggio dei costi effettivi
I controlli per garantire che si superino le spese preventivate solo con un’autorizzazione speciale richiedono input sia dal sistema di budget che da quello di spesa. Un metodo efficace per tenere traccia dei costi consiste nel creare colonne di costi preventivati ed effettivi e aggiornarli regolarmente. La colonna del costo preventivato rimane la stessa, mentre la colonna del costo effettivo continua a cambiare. Due colonne aggiuntive nel sistema possono tenere traccia della percentuale del periodo di budget trascorso e della percentuale di budget speso. Mentre le colonne del budget e del costo effettivo ti danno i dollari, le colonne della percentuale ti consentono di vedere a colpo d’occhio se sei oltre il budget.