I sistemi di buste paga e presenze sono essenziali per la tua piccola impresa, perché ti consentono di compensare i tuoi dipendenti per il tempo lavorato. Ogni sistema ha i suoi scopi dedicati, ma vanno anche di pari passo.
Obiettivi
Un sistema di buste paga è il mezzo che ti consente di pagare effettivamente i tuoi dipendenti. Durante questo processo, calcoli i salari e le detrazioni in base alla scala salariale del dipendente. Puoi anche generare stipendi e buste paga ed eseguire procedure di deposito diretto e imposte sui salari. Prima di arrivare a queste fasi, è necessario calcolare la quantità di ore per compensare i dipendenti che vengono pagati ogni ora. Il tuo sistema di cronometraggio mostra il tempo lavorativo giornaliero di ogni dipendente e il totale delle ore per pagarlo sul libro paga imminente.
Processo manuale
Se hai solo una manciata di dipendenti, un sistema manuale di buste paga e presenze potrebbe funzionare per te. Con questo sistema, tutto è fatto a mano. I tuoi dipendenti completerebbero fogli di lavoro settimanali e tu dovresti calcolare e verificare il tempo a mano. Durante l’elaborazione delle buste paga, dovresti calcolare manualmente i salari e le detrazioni e scrivere a mano gli stipendi. Anche le attività correlate, come la tenuta dei registri e la rendicontazione delle imposte sui salari, vengono svolte manualmente. Questo sistema è soggetto a errori. Se decidi di applicarlo, un orologio standard per il cronometraggio può essere di grande aiuto.
Sistema automatizzato
Un orologio automatico o computerizzato consente ai dipendenti di entrare e uscire tramite badge magnetici, schede orologio, impronte digitali o impronte del palmo; dipende dal tipo di impianto. Calcola anche le ore di lavoro e arrotonda il tempo in modo che sia conforme alle regole di arrotondamento federali e statali. Manager e supervisori tengono traccia del tempo dei loro dipendenti tramite il sistema automatizzato e apportano le modifiche necessarie prima che il tempo raggiunga il libro paga per l’elaborazione. Questo sistema consente di trasferire il tempo nel software per la gestione stipendi, che viene utilizzato per elaborare la busta paga. Il software per le buste paga riduce i calcoli manuali, genera buste paga e buste paga e consente il deposito diretto e l’elaborazione annuale W-2. Memorizza anche i registri delle buste paga e limita l’archiviazione delle copie cartacee.
Elaborazione del libro paga esterno
Se un fornitore di servizi di gestione delle retribuzioni gestisce le tue questioni relative alle buste paga, dovresti comunque tenere traccia delle ore dei tuoi dipendenti internamente, ma useresti il sistema di gestione delle buste paga del tuo fornitore. Ad esempio, il fornitore potrebbe richiedere di inviare via fax o e-mail l’orario dei dipendenti. Quindi elabora e ti invia gli stipendi entro il giorno di paga. Oppure, tramite un login e una password univoci, è possibile caricare le ore nel sistema online del fornitore e stampare gli stipendi e i rapporti sui salari sulla propria stampante. Il fornitore può assisterti con le tue questioni fiscali sui salari e nella risoluzione di problemi complessi sui salari.