La determinazione del software richiesto per un database dipende dallo scopo per cui viene utilizzato il database. Le piccole imprese, ad esempio, richiedono database che tengano traccia delle informazioni necessarie per le operazioni quotidiane. Un database è un ottimo modo per archiviare, gestire e recuperare le informazioni necessarie per molte piccole imprese, ma l’utilizzo del software giusto quando un’azienda è piccola renderà più facile l’aggiornamento a un sistema più grande man mano che l’azienda cresce.
Microsoft Excel e fogli di calcolo
I fogli di calcolo sono stati a lungo utilizzati per conservare e tenere traccia dei dati, quindi l’utilizzo di Excel è un ottimo modo per farlo se le informazioni monitorate non sono troppo estese. Excel è ottimo per archiviare e tenere traccia delle informazioni su nome e indirizzo di clienti e fornitori e per tenere traccia dei prodotti, da chi e quando vengono acquistati, nonché dei prezzi o delle categorie di vendita. Questi fogli di calcolo possono essere utilizzati come tabelle nei report e nei piani aziendali e possono essere ordinati e utilizzati in una varietà di modi diversi.
Microsoft Access e gestione del database
MS Access è un programma molto adattabile per piccole o grandi aziende e può essere utilizzato per semplici database o elaborati tracciamenti e smistamenti con più moduli e report. Può essere regolato con autorizzazioni per consentire l’accesso solo a determinate parti delle informazioni a seconda di quale utente è connesso al sistema e può essere adattato sia per utenti esperti che per input di informazioni da utenti inesperti.
MS Access ed Excel intercambiabilità
MS Access ed Excel sono programmati in modo che le informazioni possano essere importate ed esportate e utilizzate tra i due programmi. MS Access è in grado di integrare le informazioni utilizzate nei fogli di calcolo Excel e utilizzarle in tabelle e rapporti, nonché esportare e importare informazioni da e verso Excel. Access può eseguire query sulle informazioni che trova in Excel e segnalarle in vari modi. MS Excel e Access sono programmi semplici che sono completamente adattabili per crescere con una piccola impresa e possono continuare a tracciare e fornire le informazioni necessarie man mano che una piccola azienda si trasforma in una grande azienda fiorente con una moltitudine di informazioni da monitorare.