Le piccole imprese come gli hotel, i centri di assistenza dei concessionari di auto e gli studi professionali in genere utilizzano un’area della reception per accogliere e servire i clienti. Un’operazione di reception pulita ed efficiente fornisce un’impressione favorevole della tua attività e fa sentire i clienti i benvenuti. Alcuni suggerimenti possono aiutarti a ottenere il massimo da questa opportunità di servizio clienti.
Personale continuo
La tua reception dovrebbe essere sempre aperta durante l’orario lavorativo. Se i clienti devono aspettare che un dipendente si presenti o devono andare alla ricerca di qualcuno, dà loro una cattiva impressione del livello di servizio clienti della tua azienda e può dar loro fastidio se hanno fretta. Assicurati di avere un sistema in atto per la copertura della scrivania durante il pranzo e le pause.
Prime impressioni
La tua reception è spesso il punto di contatto iniziale per il tuo cliente, quindi può lasciare un’impressione duratura della tua attività. È importante che tu abbia un dipendente con una personalità amichevole che presidia la scrivania e che l’individuo sia ben curato e non mangi o muti la gomma da masticare. Puoi anche chiedere alla persona di consegnare un saluto standard per accogliere il cliente.
Servizio telefonico
La persona alla reception potrebbe anche essere responsabile della gestione delle chiamate telefoniche in arrivo. In tal caso, implementare una politica sulla rapidità con cui rispondere al telefono, ad esempio entro tre squilli o meno. Se possibile, predisponi un piano di backup per evitare che la chiamata venga trasferita alla casella vocale, ad esempio installando un sistema telefonico in cui le chiamate “rimbalzano” su un altro interno dopo tre squilli.
Utilizzo dei nomi dei clienti
Formare il personale della reception a utilizzare il nome dei clienti quando si rivolge a loro. Questo può far sentire i clienti importanti, soprattutto se tornano regolarmente. Chiedi ai tuoi dipendenti di rivolgersi alle persone come “Mr.” o “Ms.” a meno che il cliente non indichi una preferenza diversa, come ad esempio essere indirizzato con il suo nome.
Rendi confortevole l’attesa
In alcuni casi, i clienti potrebbero dover attendere per incontrare un altro dipendente o addirittura essere serviti da un addetto alla reception. Cerca di rendere l’attesa del cliente il più confortevole e produttiva possibile. Fornire un’area di attesa pulita e confortevole con accesso a caffè o snack. Se le attese prolungate sono una parte normale della tua attività, valuta la possibilità di fornire servizi come l’accesso wireless a Internet gratuito.